Gute Vorbereitung: So senkt man den Stress auf Dienstreisen
Bereits im Vorfeld gibt es einiges zu beachten.
Dienstreise Nehmen Sie es hin, wenn beispielsweise ein Flug gecancelt ist. Belohnen Sie sich mit etwas Entspannung oder erledigen Sie kleine Aufgaben. © Anete Lūsiņa on Unsplash
Ein Geschäftstermin im Ausland klingt für viele Arbeitnehmer reizvoll, doch für die meisten sind Dienstreisen eher stressig. Denn sie beginnen in der Regel nicht erst mit dem Moment, wenn Berufstätige ins Auto, den Zug oder das Flugzeug steigen. „Eine Dienstreise frisst auch sehr viel Zeit im Vorfeld und der Nachbereitung”, sagt Christopher Schulz, der als Berater häufig unterwegs ist und ein Buch zum Thema geschrieben hat.
Gerade wer oft unterwegs ist, sollte daher Reisezeiten nach Möglichkeit verkürzen oder zusammenlegen. Heißt: Wo es sich anbietet, kombiniert man Termine und nutzt so Synergien.
Antizyklisches Reisen: Volle Züge und Straßen vermeiden
Bei der Planung ist zudem darauf zu achten, möglichst antizyklisch zu reisen. Am besten setzt man sich nicht mit allen anderen Montagmorgen in Bewegung, sondern setzt auf Tage und Zeiten, an denen in der Bahn und auf den Straßen nicht ganz so viel los ist. „Das reduziert den Stress, senkt fast immer den Zeitbedarf und reduziert auch meist die Kosten”, sagt Schulz.
Wer für ein bestimmtes Projekt für Wochen oder Monate immer wieder die gleiche Strecke zurücklegen muss, sollte sich Schulz zufolge ein Setting suchen und das immer weiter optimieren. „Man nimmt die immer gleiche Verbindung, das immer gleiche Hotel und hat dann die immer gleiche Abrechnung.” Das klingt zwar langweilig, spare aber den Aufwand bei der Planung und erleichtere die Umsetzung vor Ort.
Auch die beste Vorbereitung bewahrt Dienstreisende nicht vor Unerwartetem, sei es ein Unwetter, das den Bahnverkehr lahmlegt oder Flüge, die wegen Streik ausfallen. Beschäftigte müssen sich dann keine Vorwürfe machen, sagt Jutta Boenig von der Deutschen Gesellschaft für Karriereberatung. Dann falle es auch etwas leichter sich nicht aufzuregen, sondern die Situation zu akzeptieren und Plan B abzurufen.
Bei Verspätung gibt’s eine Belohnung
Berater Christopher Schulz hat einen psychologischen Trick parat, den er oft selbst anwendet. „Alle Flüge sind gecancelt oder man ist mal wieder gestrandet – für solche Situationen reserviere ich mir eine besondere Belohnung.” Man könne sich etwa einen ganz speziellen Kaffee gönnen, den man sonst nicht trinkt oder die neueste Folge der Lieblingsserie anschauen.
Bei gut bezahlten Managern ist die zeitintensive Dienstreise mit all ihren Strapazen durch das Gehalt abgegolten, bei Facharbeitern und einfachen Angestellten sieht die Sache dagegen anders aus. Vieles ist nicht klar geregelt. Aber will etwa der Arbeitgeber, dass sein Angestellter mit dem Auto anreist, so ist das für Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht, klar: Die Fahrt sei Arbeitszeit, schließlich muss der Arbeitgeber den PKW selbst steuern.
Wird als Transportmittel das Flugzeug oder die Bahn genutzt und es gibt keine Arbeit, die während der Reise erledigt werden muss, gelte das als Freizeit. Auch wenn es sich nicht so anfühlt. „Bei Dienstreisen ist die Dunkelziffer für Überschreitungen des Arbeitszeitgesetzes hoch”, weiß Bredereck.
Unsicherheitsfaktoren ausschließen
Wer auf einer Reise ins Ausland mit einer fremden Sprachen, ungewohnten Verkehrsmitteln oder einen fremden Kultur konfrontiert ist, kann Stress durch die Wahl der Unterkunft reduzieren. „In dem Fall buchen Sie lieber ein Zimmer in einer Hotelkette, das ist dann zwar langweilig, aber Sie müssen auch keine Überraschung erwarten.”
Ansonsten lautet die Faustregel: Die Unterkunft sollte entweder nahe am Transportkreuz liegen – dann sind Geschäftsreisende schnell am Bahnhof oder Flughafen. Oder man bucht ein Zimmer, das in der Nähe des Kunden liegt, um am Tag des Termins zumindest nicht durch den Berufsverkehr zu müssen.
Leerlaufzeiten auf Geschäftsreisen nutzt der Berater für Aufgaben, die er in fünf bis zehn Minuten erledigen kann, ohne Hochkonzentration. „Da kann man sich einen Sammler anlegen und das nach und nach abarbeiten – zum Beispiel Reisekosten abrechnen oder eine Präsentationslayout überarbeiten.” Auch die Weihnachtspost zum Beispiel lasse sich gut auf einer Zugfahrt erledigen.
