Unklare Regelungen: Warum nicht nur die Abrechnung von Geschäftsreisen immer wieder für Ärger sorgt
Wissen Sie spontan, welche Hotelkategorie Sie buchen dürfen? Gesetzliche und firmeninterne Vorschriften sind oft unbekannt.
Wie lautet die Rechnungsadresse? Das Finanzamt will genau die richtige Adresse auf der Hotelrechnung, der Arbeitgeber die erlaubte Hotelkategorie – und dann gibt es noch ein paar Kleinigkeiten, die auf Geschäftsreisen zu beachten sind. Foto: Christiann Koepke on Unsplash
Abgesagter Flug, verspätete Bahn, unbequeme Hotelbetten, Schlacht am Frühstücksbüffet: Wer kennt das nicht? Geschäftsreisen sind halt kein Spaß – schon ihre Organisation ist vielen Arbeitnehmern lästig.
Kein Wunder, denn allein die Buchung ist oft aufwendig. Zudem werden mehr als 20 Prozent der Geschäftsreisen verschoben, umgestellt oder storniert.
Das ist eine große Zahl: Denn Deutsche sind dienstlich viel unterwegs. Etwa 190 Millionen Reisen kamen allein 2018 zusammen.
Jeder zweite Mitarbeiter (47,2 Prozent) reist einmal im Monat oder sogar häufiger. Rund jeder fünfte (19 Prozent) ist sogar mindestens einmal pro Woche geschäftlich auf Achse.
Ärger vom Finanzamt
Hier verbirgt sich ein riesiges Konfliktpotenzial zwischen Chefs und Mitarbeitern: So sind 51 Prozent der Angestellten verunsichert, weil sie zum Beispiel nicht wissen, welche Transportmittel oder Hotelkategorie sie buchen und wieviel Geld sie dafür ausgeben dürfen.
Arbeitgeber hingegen fürchten Verstöße gegen gesetzliche und firmeninterne Vorschriften.
Parade-Beispiel ist die vor Ort bezahlte Hotelrechnung, die Mitarbeiter dann beim Arbeitgeber einreichen, die aber nicht den Finanzamt-Anforderungen genügt.
Das zeigt jetzt eine Umfrage im Auftrag von Travelperk, einer Online-Plattform für Geschäftsreisemanagement, unter 1.000 Arbeitnehmern ab 25 Jahren, die mindestens viermal im Jahr geschäftlich unterwegs sind.
Unterschied zwischen Reise- und Arbeitszeit
Zudem kritisiert jeder fünfte Arbeitnehmer (21 Prozent), dass die Reisezeit nicht als Arbeitszeit gelte. Weitere jeweils 24 Prozent bemängeln, dass Dienstreisen aus Kostengründen früh morgens oder am späten Abend erfolgen müssen, um zusätzlichen Übernachtungen zu sparen oder dass reisebedingte Überstunden nicht kompensiert werden.
Zudem beklagt fast jeder Dritte, ständig Buchungen aus eigener Tasche im Voraus bezahlen zu müssen. So verwundert es nicht, dass sich insgesamt jeder zweite Geschäftsreisende (55 Prozent) bei der Abrechnung schon mal von seinem Arbeitgeber übers Ohr gehauen fühlt.
Missachtung der Unternehmensvorgaben
Neben dem Abrechnungsärger zeigt sich noch ein grundlegenderer Konfliktherd: Denn nur 34 Prozent der Geschäftsreisenden geben an, dass sie die Reisevorgaben ihres Unternehmens kennen und befolgen.
Erste-Klasse-Bahnfahrt und Luxushotel verboten? Egal. Drei Prozent missachtet Regeln des Arbeitgebers sogar bewusst. Und jeder Zehnte gab an, seine Firma habe gar keine Reiserichtlinien.
Doch das Thema Compliance sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden, denn es kann weitreichende Folgen haben. So könnte ein Mitarbeiter bei Verstößen gegen die Reiserichtlinie auf vorgestreckten Aufwendungen sitzen bleiben.
Das ist sogar noch das kleinere Übel. „Verstöße gegen die unternehmensinternen Richtlinien können ab der ersten Zuwiderhandlung zu Abmahnungen des Arbeitnehmers führen“, erklärt Carsten Beisheim, Partner der Anwaltskanzlei Bird & Bird.
Bei mehrfachen Verstößen darf der Arbeitgeber den Mitarbeiter sogar kündigen.
