Zeitmanagement: Warum es nicht schlimm ist, wenn Sie Ihre To-Do-Liste nicht schaffen
Mal ehrlich: So viel Arbeit ist es doch gar nicht. Oft stört nur das schlechte Gewissen.
To-Do-Liste Meistens schaffen wir nicht 100 Prozent dessen, was wir eigentlich erledigen wollten. Karriere.de hat Tipps, die helfen. © Andrew Neel on Unsplash
Schon wieder ein Arbeitstag rum, schon wieder eine Woche geschafft – und schon wieder ein paar Aufgaben, die liegengeblieben sind? Das ist ein frustrierendes Gefühl. Aber: Es ist auch ziemlich normal.
Denn nur selten schaffen wir 100 Prozent dessen, was wir uns vorgenommen haben. Viel wichtiger als sich darüber zu ärgern oder ein schlechtes Gewissen zu haben, ist es herauszufinden, warum Sie bestimmte Aufgaben nicht erledigt haben.
- Haben Sie Prioritäten falsch gesetzt?
- Gab es wichtigere oder dringendere Aufgaben?
- Haben Sie sich zu viel vorgenommen?
- Haben Sie sich vor einer Aufgabe gedrückt, weil es keine Deadline gab?
Egal, welche Frage Sie mit ja beantworten. Die gute Nachricht ist: Keiner dieser Punkte ist ein Beinbruch. Und für jeden von ihnen gibt es konkrete Hilfe.
Tipp 1: Prioritäten richtig setzen
Wenn Sie die Fragen eins und zwei von oben mit ja beantworten, sollten Sie höchstwahrscheinlich an der Priorisierung Ihrer Aufgaben arbeiten. Oberste Regel: Eine wichtige Aufgabe und eine dringende Aufgabe sind nicht das gleiche.
Wenn Sie permanent Feuerwehr spielen und stets nur das drängendste Problem lösen, wundert es nicht, wenn Sie wichtige Aufgaben übersehen und die Ergebnisse Unzufriedenheit auslösen. Umgekehrt werden Sie auch dann frustriert sein, wenn Sie immer nur an wichtigen Langzeitprojekten arbeiten und dringende Aufgaben liegenbleiben.
Eine sehr einfache Methode, um Prioritäten zu setzen, ist die sogenannte Eisenhower-Methode. Dabei werden Aufgaben in die Kategorien „wichtig“ oder „unwichtig“, sowie „dringend“ oder „nicht dringend“ einsortiert. Hier lesen Sie, wie das Eisenhower-Prinzip im Detail funktioniert.
Tipp 2: Nur das Wichtigste und Dringendste erledigen
Klar, eine Aufgabe, die weder wichtig noch dringend ist, kann auf Ihrer To-Do-Liste hintenangestellt oder komplett gestrichen werden. Nur was ist mit den wirklich wichtigen und dringenden To-Dos?
Hier kann die sogenannte Ivy-Lee-Methode, auch 25.000-Dollar-Methode genannt, helfen. Sie besagt, dass man jeden Abend sechs wichtige Aufgaben notiert, die am nächsten Tag erledigt sein sollen. Anschließend priorisiert man die Aufgaben – und arbeitet am nächsten Tag strikt nur daran. Was liegenbleibt, wird auf den nächsten Tag übertragen. Wichtig ist nur, dass Sie am Folgetag insgesamt wieder nur auf sechs Aufgaben kommen.
So simpel das Vorgehen klingt, die 25.000-Dollar-Methode bietet wenig Raum für die kleinen und großen Überraschungen des Arbeitsalltags. Schon ein kleiner spontaner Kundenauftrag sprengt das Konzept.
Einige Autoren von Ratgeberliteratur wie zum Beispiel der ehemalige Google-Berater Jake Knapp geben den Tipp, alle Aufgaben aufzuschreiben, aber sich nur eine große Sache am Tag vorzunehmen und diese zu verfolgen. Kleinere Aufgaben lassen sich auch zwischendrin erledigen. So behalten Sie Flexibilität für unerwartete Aufgaben. Gerade in agilen Arbeitsumfeldern ist diese Dynamik wichtig, argumentiert Knapp.
Tipp 3: Setzen Sie selbst Deadlines
Häufig lassen wir Aufgaben liegen, weil keine konkrete Deadline naht. Das kann sich langfristig rächen, sagen Experten. Denn gerade bei wichtigen Projekten wird irgendwann der Moment kommen, in dem ein Kollege oder der Vorgesetzte doch einmal nach dem Wasserstand des Langzeitprojekts fragt.
Um dann nicht blank dazustehen, ist es wichtig, zu lernen, sich auch ohne Deadline zu motivieren. Wie das geht, erfahren Sie hier. Der wichtigste Trick: Wenn es keine Deadline gibt, selbst eine setzen!
Was Sie gegen das schlechte Gewissen tun können
„Es ist völlig okay, wenn Sie Ihre To-Do-Liste nicht schaffen“, sagt die Zeitmanagement-Trainerin Cordula Nussbaum. Sie plädiert dafür, die Liste umzubenennen in „Could-do-Sammlung“ – schließlich sei vieles von dem, was man aufschreibe bei ehrlicher Betrachtung eher ein Kann als ein Muss.
Oft ist man eben selbst die größte Hürde des eigenen Selbstmanagements.
