Reisekostenmanagement: Mit diesen Tools macht die Spesenabrechnung Spaß

Fünf Programme, die Schluss machen mit der Zettelwirtschaft.

Lazar Backovic | 30.01.2024

Reiseplanung Mit digitalen Tools können Sie weniger an die Reisekostenabrechnung denken und sich der Planung widmen. © Karriere

Egal, wo Sie diesen Monat geschäftlich unterwegs waren — auf einen Part der Geschäftsreise freuen Sie sich bestimmt nicht: Die Abrechnung.

Klar ist es ein gutes Gefühl, wenn die Auslagen und Spesen am Ende des Monats auf das eigene Konto wandern. Doch der Weg dahin ist für viele schmerzhaft: Abrechnungssysteme, die an das Amiga-Zeitalter erinnern; zig Eingabefelder, die man selbst nach einwöchiger Schulung schon wieder vergessen hat; unterschiedliche Standards für die Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug; dazu noch Wirrwarr wegen Telefon- und Restaurantrechnungen.

Machen wir uns nichts vor: Spesen sind etwas Schönes, Spesenabrechnungen nicht. Doch es gibt Wege aus dem Horror mit der Reisekosten- und Spesenabrechnung.

Diese Apps und Tools für die Reisenkostenabrechnung haben der Zettelwirtschaft den Kampf angesagt.

Expensify

Kamera an, knips, fertig. So könnte das Motto von Expensify lauten. Die Software automatisiert Spesen- und Reisekostenabrechnungen. Dafür reicht es, in der Expensify-App ein Bild vom Beleg zu machen.

Flugbuchungen können per Mail an den Anbieter geschickt werden, der diese bearbeitet. Details wie Teilnehmer, Datum und Preis werden automatisch ausgelesen und für die Rückerstattung vorbereitet.

Ein Klick auf „Reports“ reicht und die App fasst die Abrechnung zusammen. Datenschutzrechtlich hat der US-Anbieter niedrigere Standards als ein europäisches oder deutsches Produkt. Wer hier seine Kreditkartendaten hinterlässt, sollte das wissen.

Kosten-Nutzen-Rechnung: Die App lässt sich in Buchhaltungsprogramme wie Xero, Netsuite, Sage Intacct oder Quickbooks integrieren. Auch Freiberufler behalten mit der App den Überblick und können ihre Rechnungen darüber managen. Expensify ist in der Basisversion gratis. Die Vollversion gibt es im Abo ab 4,99 Euro pro Monat.

Datev Reisekosten Classic

Der IT-Dienstleister Datev zählt für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte zum soliden Standard. Wer die Desktop-Lösung „Reisekosten Classic“ verwendet, kann sicher sein: Die Abrechnung erfolgt nach den aktuellen gesetzlichen Vorschriften. Wer das Tool vollumfänglich nutzen will, benötigt noch die Programme „Reisekosten Vorerfassung“ oder „Arbeitnehmer online: Meine Reisen“.

Kosten-Nutzen-Rechnung: Dank Netzwerkfunktion kann das Programm auch in Unternehmen mit mehreren Standorten eingesetzt werden. Die Monatsgebühr für die Nutzung fängt bei 17 Euro pro User an.

SAP Concur

SAP gilt als der Klassiker unter den Tools für die Reisekostenabrechnung. Doch viele Unternehmen, die ältere Lösungen des Unternehmens für die Reisekostenabrechnung nutzen, ächzen: Zu kleinteilig, zu kompliziert – kurzum: zu unsexy.

Seit 2014 gehört der amerikanische Reise- und Kostenverwaltungsdienst Concur zu dem Walldorfer Dax-Konzern. Und für die neueste Version des digitalen Reisemanagers verspricht SAP Concur 70 Prozent Zeitersparnis bei der Reisekostenabrechnung.

Das ist mal ein Wort. Trotzdem: Ein Blick auf die Desktop-Cloud-Variante wirkt noch immer ziemlich kleinteilig. Aber immerhin deutlich hübscher als die Uralt-SAP-Systeme.

Kosten-Nutzen-Rechnung: Ewig manuelle Eingaben? Sind passé. Alles, was die Reise betrifft – selbst die Kreditkartenbelastungen – kann automatisch erfasst werden. Mit der App lassen sich Belege auch unterwegs abfotografieren und direkt einer Abrechnung zuordnen. Gerade für Unternehmen, die bereits auf SAP-Infrastrukturen setzen, dürfte Concur eine sinnvolle Ergänzung sein. Die Kosten sind Verhandlungssache. Für kleine Unternehmen starten die Preise der Software bei etwa bei 8 bis 9 Dollar pro Nutzer.

Onexma

Als App oder Onlinedienst will der Frankfurter Anbieter Onexma eine echte Erleichterung für Geschäftsreisende sein. Automatisierte Abrechnung mit allen Verpflegungspauschalen für In- und Ausland, noch dazu automatische Weiterleitung an den Chef oder die Chefin – all das geht mit der vergleichsweise günstigen Software. Die Server von Onexma stehen in Deutschland.

Kosten-Nutzen-Rechnung: Es gibt vordefinierte Exportformate für die Verwaltungssysteme von SAP, Datev und Lexware. Mit 4 Euro pro Monat und Nutzer in der Business-Variante ist Onexma relativ günstig. Die abgespeckte Home-Version gibt es sogar für nur 2 Euro im Monat pro User. Ein kostenloser Test ist möglich.

HRWorks Reisemanagement

Reiseplanung, A1-Bescheinigung, automatische Spesen- und Belegerfassung – und am Ende natürlich die langersehnte Erstattung: All das übernimmt HRworks vor, während und nach der Dienstreise. Als deutscher Anbieter kennt HRWorks die Abrechnungsanforderungen hiesiger Unternehmen genau. Sogar die Abwesenheit der geschäftlich Reisenden wird in dem System berücksichtigt. Und eine automatische Führerscheinkontrolle hat das Tool auch.

Kosten-Nutzen-Rechnung: Der mächtige Reisemanager minimiert nicht nur den Aufwand bei den Dienstreisenden, sondern auch in der Personalverwaltung, der Buchhaltung, der IT-Abteilung – und beim Vorgesetzten. Die Kosten liegen bei 6 Euro pro Nutzer im Monat für die Vollversion. Ein kostenloser Test ist möglich. Der Hersteller gibt auf seiner Seite an, dass Unternehmen mit ein bis zwei Beratungstagen rechnen sollten, wenn sie alle Features von HRWorks nutzen wollen.

Fazit

Welches der fünf Tools für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, hängt natürlich von Ihrer individuellen Situation ab. Fragen Sie sich: Wie groß ist das Unternehmen, wie viele Reisen fallen im Monat, Quartal, Jahr an? Welche IT- und Software-Infrastruktur nutzen Sie bereits und welche der Programme sind damit kompatibel?

Die Vorteile aller hier erwähnten Tools liegen im Gegensatz zur alten Zettelwirtschaft aber auf der Hand: