Meetings in der Coronakrise: 9 Tipps, wie Manager und Mitarbeiter bei Videokonferenzen und Telkos überzeugen

Mit einem Piepton betritt der Chef die Videokonferenz – so weit, so gut. Das aber bleibt das Einzige, was in diesem digitalen Meeting funktionieren wird.

Mitarbeiter Paul deutet auf sein Ohr, er kann nichts hören. Tyler, der sich hinzuschaltet, klingt wie ein Roboter und besteht optisch auf dem Bildschirm nur aus Pixeln – das Hotel-WLAN ist zu schwach. Kollegin Beth ist zu spät, weil sie das Programm noch aktualisieren musste. John steht im Stau, meldet sich telefonisch, Lkw-Geräusche dröhnen.

Immerhin: Alle sind irgendwie da. Als Tyler die Geschäftszahlen vorstellt, friert das Bild erst ein, dann bricht es ganz ab. Ein Geräusch zeugt davon, dass jemand in der Runde noch schnell eine E-Mail verschickt. Dann laufen schreiende Kinder durchs Bild, Stimmen hallen – die Konzentration ist dahin. Genervt beendet der Chef das Meeting.

Zugegeben: Der Clip zweier US-Komiker, die damit für einen Videokonferenzanbieter werben, mag ein wenig übertrieben sein. Aber er kommt der Wahrheit schon sehr nahe. Denn so oder so ähnlich laufen derzeit in den Unternehmen Tausende von Meetings ab.

In Zeiten von Corona haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Doch Manager und Mitarbeiter müssen sich weiterhin besprechen, Aufgaben verteilen und Strategien vereinbaren. Der Ausweg: Meetings übers Video oder per Telefon.

Das Problem: Nicht jedem sind die Regeln für eine gelungene virtuelle Konferenz vertraut, sagt Josephine Hofmann, die beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation zum Thema Führungskonzepte und flexible Arbeitsformen forscht.

„Viele solcher Konferenzen erreichen das gewünschte Gesprächsziel nicht, weil sie schlecht moderiert werden und Teilnehmer technisch überfordert sind. Sie schreiben nebenher Mails oder kommen zu spät“, so die Expertin.

Das aber muss nicht sein. Richtig durchgeführt könnten virtuelle Meetings sogar effizienter ablaufen, sagt Hofmann. Doch wie kommen Mitarbeiter in Videokonferenzen souverän rüber? Und wie schaffen es Manager, für mehr Disziplin in der virtuellen Konferenz zu sorgen? Tipps aus der Praxis und Ratschläge von Experten.

Tipp 1: Video- statt Telefonkonferenz ansetzen

Mit seinem Team trifft sich Martin Spilker normalerweise dienstags in einem Meetingraum der Bertelsmann-Stiftung. Auch früher schalteten sich Kollegen mitunter telefonisch oder per Video hinzu, weil sie auf Terminen sind. Wegen des neuartigen Virus aber sind die Büros verwaist – der Leiter des Kompetenzzentrums Führung und Unternehmenskultur sieht all seine zehn Kollegen nur noch durch die Webcam.

Seine Erfahrung: Es ist gewinnbringender, sich per Video austauschen – selbst im bilateralen Gespräch. „Es ist wichtig, die Kollegen sehen zu können“, sagt Spilker. „Das macht die Moderation einfacher, weil man sieht wer spricht oder wer sprechen möchte.“

Auch wenn es vielen Managern und Mitarbeitern unangenehm sein mag, raten auch Experten zur Videoschalte. „So können die Teilnehmer zielgerichteter diskutieren und sind besser in die Entscheidung eingebunden“, sagt Hofmann.

Zwar seien Telkos schneller vorbei, dafür diskutierten aber häufig auch nur zwei oder drei Teilnehmer mit. Der Rest gieße etwa seine Blumen oder checke Mails. Die Videokonferenz zwingt die Teilnehmer dazu, aufmerksam am Platz zu bleiben.

Für Spilker sind Videokonferenzen „eine wertvolle Ergänzung“ zu den klassischen Arbeitstreffen, „ein Face-to-Face-Meeting kann dadurch aber nicht ersetzt werden“, sagt der Direktor der Bertelsmann-Stiftung. Vor allem bei emotionalen, konfliktbeladenen oder vertraulichen Gesprächen raten Experten dazu, sich persönlich zu treffen. Nur eben in diesen Tagen nicht.

Und was ist mit Telkos? Telefonate sind besser in kleineren Teams geeignet, die sich gut kennen und nur schnell etwas abstimmen müssen, sagt Forscherin Hofmann.

Und wenn es doch ein Telefongespräch sein muss, raten Experten, den Wortbeitrag mit dem eigenen Namen zu starten. Gerade bei wechselnden Besetzungen bleiben so viele Missverständnisse erspart.

Tipp 2: Klare Verhaltensregeln festlegen

Die Agenda verschicken, eine Anleitung für die Technik liefern und klarstellen, zu welchen Punkten eine Entscheidung getroffen werden muss. Das sollte der Moderator lange erledigt haben, bevor die Webcam angeht.

Und zu Beginn des virtuellen Treffens sollten Manager klare Verhaltensregeln aufstellen: Jeder solle sich kurzfassen, dem anderen nicht reinreden – und sich auf das Meeting fokussieren.

Hilfreiche Regel: Das Meeting wird unterbrochen, wenn sich etwa jemand ein Glas Wasser holt, sagt Vortragstrainerin Nicole Krieger, die die Moderatorenschule Baden-Württemberg leitet. „Das erhöht den sozialen Druck und zwingt die Teilnehmer zur Disziplin.“

Forscherin Hofmann ergänzt: Manager müssen klar machen, dass Start- und Endzeiten auch bei einem virtuellen Meeting gelten. „Einige nutzen Telefon- und Videokonferenzen aus, um später zu kommen und früher zu gehen.“

Tipp 3: Mit einem informellen Austausch starten – zumindest in der Coronakrise

Wenn Spilker die Webcam angeschaltet hat, geht er nicht gleich zur Tagesordnung über. Zunächst gibt er seinen Kollegen einige Minuten Zeit, um sich über die aktuelle Lage auszutauschen. Was macht die Gesundheit? Wie läuft die Arbeit im Homeoffice? Wie geht’s den Kindern? „Das ist wichtig, damit die Treffen nicht zu anonym werden“, sagt Spilker.

Für Experten ist das Vorgehen des Bertelsmann-Managers vorbildhaft. Führungskräfte sollten den informellen Austausch nicht unterschätzen, entfällt dieser Tage doch der zufällige Austausch in der Teeküche.

Tipps 4: Beim Moderieren Feingefühl zeigen

• Wortkarge Kollegen nicht vergessen: Während der eigentlichen Besprechung ist es wie beim realen Meeting: der Moderator muss steuern. Für Spilker ist das Leiten eines virtuellen Meetings „harte Konferenzarbeit“ – mehr noch als bei einem Arbeitstreffen im Meetingraum. Er achte verstärkt darauf, dass in den virtuellen Treffen auch die wortkargen Kollegen die Chance bekommen sich zu äußern, um alle in das Meeting einzubinden, erzählt er.
• Vielsprecher in die Schranken weisen: Experten raten Moderatoren dazu, die Vielsprecher in die Schranken zu weisen. Moderatorin Krieger empfiehlt, entsprechende Kollegen in deren Sprechpausen zu unterbrechen – „am besten dabei namentlich ansprechen, das wirkt wie ein Achtungszeichen“.
• Um kurze Bestätigung bitten: Stiftungsmanager Spilker bittet seine Kollegen bei wichtigen Punkten um eine kurze explizite Bestätigung. „So gehe ich sicher, dass alle den Auftrag mitbekommen und verstanden haben.“
• Kleine Pause zwischendurch: Wenn das Meeting länger als eine Stunde dauert, raten Experten Pausen zu machen. Nach Toilettengang, Raucherpause oder dem kurzen Luftschnappen am Balkon sind alle wieder fokussierter.
• Kurze Reflektion zum Schluss: Wie lief es heute? Was sollten wir beim nächsten Mal besser machen? Eine kleine Feedbackrunde am Ende des Meetings mag drei Minuten dauern, macht das nächste Arbeitstreffen aber noch besser.

Tipp 5: Sich disziplinieren

Nicht nur Manager sind dieser Tage gefordert, auch die Mitarbeiter müssen sich disziplinieren. „Ob es ein gutes Meeting wird, liegt auch in der Verantwortung aller Teilnehmenden“, sagt Manager Spilker. Muss der Wortbeitrag wirklich sein? Oder kann ich die Frage doch bilateral mit dem Kollegen klären? Es sind nur kleine Veränderungen, doch davon profitieren alle.
Spilker: „Die Tugenden einer guten Konferenz sind bei virtuellen Treffen noch wichtiger: Jeder muss seine Aussagen auf den Punkt bringen, damit es nicht zu lange dauert.“

Tipp 6: Die richtige Optik wählen

Zugegeben: Ein virtuelles Meeting ist anstrengender als ein reales. Hinzukommt, dass es im Video „viel schwieriger ist zu überzeugen“, sagt Moderatorin Krieger, „weil die Kollegen einen nur zweidimensional in einem kleinen Ausschnitt wahrnehmen können“.
Doch wer ein paar Grundregeln beachtet, kommt auch im Video gut rüber.

• Der richtige Hintergrund: Besser vor der Bücher- oder einen weißen Wand sitzen. Und aufräumen! Das Feierabendbier von gestern Abend kann einen falschen Eindruck vermitteln. In manchen Videodiensten lässt sich einstellen, dass der Hintergrund unscharf erscheint, das schützt vor den neugierigen Blicken der Kollegen.
• Angemessene Kleidung: Karos oder kleine Muster vermeiden, sonst flimmert das Bild.
• Die Beleuchtung: das Licht sollte von vorn strahlen, allenfalls von der Seite – sonst sitzt der Teilnehmer im Schatten.
• Der richtige Kameraausschnitt: „Je näher man an die Kamera tritt, desto präsenter wirkt man“, sagt Krieger. Zu nah wiederum wirkt aufdringlich. Am besten das Bild so einrichten wie beim „Tagesschau“-Sprecher: vom Ellbogen bis zum Kopf.
• In die Kamera schauen: Viele schauen auf den Monitor, obwohl die Webcam oft oben oder seitlich angebracht ist. Dann aber fühlen sich die Kollegen nicht angesprochen. Und die Kamera bitte auf Augenhöhe einrichten. Sonst wirkt man entweder klein oder gar überheblich.
• Klar und deutlich sprechen: Klingt banal, doch die Technik verschluckt mitunter einige Silben. Wer nuschelt, wird für die Kollegen schnell unverständlich. Dialekt ist nur erlaubt, wenn ihn alle Teilnehmenden verstehen.
• Kurze Pausen zwischen Fragen und Antworten machen: Selbst eine technisch gute Verbindung kann einen kleinen Versatz nicht verhindern. Die Teilnehmer sollten kurz abwarten, bevor sie antworten oder nochmals nachfragen, sagt Hofmann. „Das erfordert Disziplin, verhindert aber, dass Nachfragen und Antworten kollidieren.“

Tipp 7: Unterbrechungen gut händeln

Der Postbote klingelt, der Hund läuft durchs Bild, das Kleinkind schreit im Nachbarzimmer – trotz der besten Vorbereitung kann es bei der Videokonferenz im Homeoffice zu Unterbrechungen kommen. Tipp: Möglichst authentisch und schon gar nicht hektisch reagieren.

Klar ist auch: Angestellte sollten solche Störungen vermeiden, indem sie etwa ein Schild an der Tür zum Arbeitszimmer aufhängen.

Und dann wäre da noch die Technik. Wenn das Bild einfriert und der Ton stockt, sollten sich Mitarbeiter sofort zu Wort melden. „Störungen haben Vorrang“, sagt Kommunikationskennerin Krieger. Hilfreich ist den Rechner per LAN-Kabel ans Internet anschließen, denn beim WLAN kann die Übertragung schnell ruckelig werden.

Tipp 8: Besonders auf den Ton achten

Funktionierender Ton ist übrigens wichtiger als ein gutes Bild. „Das Gehör ist deutlich empfindlicher und intoleranter als das Auge“, sagt Expertin Hofmann. Ihr Ratschlag: Ein separates Mikrofon oder Kopfhörer mit Mikrofonfunktion an den Computer anschließen – das mindert die Störgeräusche und sorgt für besseren Klang.

Meeting-Profis sollten dann auch noch eine externe Webcam anschließen, die sorgt für besseres Bild.

Tipp 9: Peinliche Pannen vermeiden

Videokonferenzen bieten ungewollte Einblicke in das digitale Leben der Kollegen. Eine gute Idee: Erst schauen, welche Internetseiten offen sind und was auf dem Desktop liegt, und dann den Bildschirm mit den Kollegen teilen. Denn das nicht geschlossene Bewerbungsschreiben für den direkten Konkurrenten dürfte für unfreiwillige Gespräche sorgen.

Und: die Stummtaste nutzen, bitte! Das vermeidet nicht nur nervige Hintergrundgeräusche. Wer versehentlich vor der ganzen Mannschaft über den Chef herzieht, braucht sich beim nächsten Videomeeting erst gar nicht mehr einzuwählen.

Dann bringen auch die besten Ratschläge nichts.

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