Corona-Auswirkungen: Plötzlich Homeoffice: Tipps wie Sie motiviert und produktiv bleiben
Als Reaktion auf die Coronakrise fordern viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auf, von zuhause aus zu arbeiten. Mit diesen fünf Tricks gelingt Ihnen das am besten.
Home Office So klappt die Arbeit von zu Hause aus reibungslos - fünf Tipps. © imago Steinach
Die Zahl der Corona-Infektionen und -Todesfälle in Deutschland steigt. Schulen und Kitas sind geschlossen, Großveranstaltungen, Messen, Preisverleihung abgesagt, das Privatvergnügen (Sport, Kinos, Kneipen) weitgehend eingeschränkt. Als Reaktion auf die weltweite Ausbreitung von COVID-19 fordern jetzt auch viele Unternehmen ihre Mitarbeiter auf, von zuhause aus zu arbeiten.
Für viele ist das nicht nur arbeitstechnisches Neuland. Denn es birgt auch große Herausforderungen, wenn man versucht, Arbeits- und Familienleben auf beengtem Raum unter einen Hut zu bringen.
Auf fünf Dinge kommt es an, wenn Sie produktiv und entspannt arbeiten wollen: reibungslose Technik, den virtuellen Anschluss an ein Team, vernünftige Arbeitsabläufe, eine möglichst unterstützende Umgebung und die rigide Trennung zwischen Beruf- und Privatleben.
1. Installieren Sie eine reibungslos funktionierende Technik
Sie brauchen einen Computer, eine stabile Online-Verbindung, sämtliche Anwendungssoftware aus ihrem beruflichen Einsatzgebiet und Daten zu Kunden, Terminen und Projekten, um aus der Ferne weiterarbeiten zu können
Entweder stellt Ihr Arbeitgeber Ihnen dazu Programme und Daten über firmeneigene Server oder in der Cloud zur Verfügung. In beiden Fällen benötigen Sie unbedingt alle entsprechenden Zugriffsberechtigungen und Passwörter.
Notieren Sie sich also vor dem Umzug ins Home Office diese und auch alle Rufnummern von wichtigen Ansprechpartnern – nicht nur die von Ihrem IT-Support. Ist Ihr Betrieb erst mal geschlossen, können Sie nicht noch mal eben etwas dort holen gehen. Deshalb: Vergessen Sie nicht, auch wichtige Unterlagen mitzunehmen.
Arbeitsexperten weisen darauf hin, dass Telefonkonferenzen Sie dazu verleiten, mehreren Aufgaben gleichzeitig nachzugehen. Schließlich sieht ja keiner, dass nebenbei Mails gecheckt oder Termine bestätigt werden. Doch Vorsicht! Das erzeugt auf Dauer Stress.
Schalten Sie also lieber Ihre Kamera am Rechner ein und nutzen Sie Videotelefonie. Das fördert außerdem die Zusammenarbeit über die räumliche Entfernung hinweg. Aus Mimik und Körpersprache lässt sich viel herauslesen; zudem sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Gesprächspartner unterbrechen oder ins Wort fallen. Und in einer angespannten Situation wie dieser gilt es alles zu vermeiden, was untereinander Unmut auslöst und für zusätzliche Belastung sorgt.
2. Bilden Sie ein virtuelles Team
Mitarbeiter, die sich nicht mehr im Büro treffen, brauchen gemeinsame Kontaktpunkte, um sich weiterhin als Teil eines Teams zu fühlen. Ein einfaches Mittel ist hier beispielsweise ein Gruppenchat, der beim schnellen informellen Austausch hilft und den Zusammenhalt stärkt, weil jeder gleich alle neuen Infos hat, die ein Gruppenmitglied hierüber versendet.
Informieren Sie Kollegen über Ihre Erreichbarkeit. Das ist besonders wichtig, wenn Sie in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, um gemeinsam voranzukommen. Und keine Verunsicherung entstehen zu lassen, was mit dem anderen wohl los ist, wenn er sich mal nicht direkt meldet.
3. Schaffen Sie klare Prozesse
Einigen Sie sich darauf, wie Sie in Ihrem Team zusammenarbeiten. Halten Sie Kontakt und organisieren Sie jeden Tag ein kurzes virtuelles Teammeeting, damit Projekte vorankommen. Legen Sie sich auf die Verwendung einheitlicher Anwendungen für Instant Messaging, Videotelefonie, Dokumentenaustausch, Dateiübertragung etc. fest.
Hilfreich kann es auch sein, Ihre Arbeit virtuell sichtbar zu machen, beispielweise mit Hilfe eines virtuellen Project Boards und einer Liste mit Aufgaben, Arbeitsfortschritten und Fristen, damit jeder auf demselben Stand ist – auch falls ein erkrankter Kollege ad hoc vertreten werden muss. So bleibt man auch aus der Ferne Herr der Lage.
4. Sorgen Sie für Wohlfühlatmosphäre bei der Arbeit
Grenzen Sie zuhause einen Bereich ab, der Ihnen selbst klar signalisiert: „Ich arbeite hier“. Das sorgt für Konzentration. Legen Sie auch mit Ihren Familienmitgliedern Regeln fest, wie diese erkennen können, dass Sie arbeiten und Sie dabei nicht stören. Eine geschlossene Tür zum Raum, in dem Sie tätig sind, könnte solch ein Signal sein.
Wer plötzlich fern vom Büro-Schreibtisch am Bildschirm sitzt, hat nicht unbedingt ergonomische Möbel zur Verfügung. Überlegen Sie sich daher, wie Sie im Laufe des Tages eine Veränderung Ihrer Körperhaltung hervorrufen und wechseln Sie bewusst zwischen verschiedenen Arbeitsorten oder gehen Sie beim Telefonieren auf und ab. Wohnmöbel eignen sich nicht immer optimal zum Arbeiten, und können zu Verspannungen und Unwohlsein führen. Vermeiden Sie den typischen Handy-Nacken, oder eine gekrümmte Haltung am niedrigen Couchtisch.
Und: Umgeben Sie sich mit Dingen, die Ihnen Freude bereiten. Forschungen haben ergeben, dass dies einen positiven Einfluss auf die Arbeit hat. Das können Familienfotos auf dem Computerdisplay, Pflanzen oder ein Souvenir einer schönen Reise sein.
Achten Sie auf ausreichende Beleuchtung und schaffen Sie eine gute Akustik, um im Homeoffice reibungslos kommunizieren zu können. Wählen Sie Kopfhörer, die meist eine bessere Klangqualität als der Lautsprecher Ihres Computers bieten, und nebenbei auch für andere Personen in Ihrer Nähe die Geräuschbelästigung senkt.
5. Trennen Sie bewusst Arbeit und Privates
Allerdings: Bei der Arbeit zuhause ist es noch wichtiger als im Büro, eine klare Abgrenzung zwischen Beruflichem und Privatem zu schaffen. Machen Sie daher am besten jeden Tag einen Zeitplan mit Ihren Aufgaben und versuchen Sie dann, sich so strikt wie möglich daran zu halten. Das gibt Ihnen Struktur und jeder Haken an ein erledigtes To-Do ein gutes Gefühl.
Der Rest der Zeit gehört ausschließlich Ihnen und Ihren privaten Belangen. Das wird umso wichtiger, als Kindertagesstätten und Schulen schließen, die Versorgungslage schwieriger wird und Busse und Bahnen seltener fahren werden, falls Sie auf diese Fortbewegungsmittel angewiesen sind, um private Dinge zu erledigen.
