Zwischen den Zeilen: Datum und Unterschrift im Zeugnis
Die Wortwahl beim Lob, das Nichtgesagte, die Verabschiedungsformel ohne Zukunftswünsche – dass Mitarbeiter im Zeugnis auf Gedanken zwischen den Zeilen achten müssen, wissen sie. Doch auch Datumszeile und Unterschrift bergen Risiken.
Datum und Unterschrift im Arbeitszeugnis Datumszeile und Unterschrift bergen Risiken © picture alliance / dpa
„Warum erhielten Sie Ihr Zeugnis eigentlich schon sechs Monate, bevor Sie aus ausgestiegen sind?“ Die Frage im Vorstellungsgespräch kam für den Ingenieur überraschend. Er hatte noch nicht einmal gewusst, dass es so war. Deshalb fiel ihm auch keine kluge Antwort ein. Der Personalreferent des Chemieriesen half aus: „Da haben Sie wohl einen Aufhebungsvertrag unterschrieben?“ Der rote Kopf war Antwort genug. Die Wortwahl beim Lob, das Nichtgesagte, die Verabschiedungsformel ohne Zukunftswünsche – dass Mitarbeiter im Zeugnis auf Gedanken zwischen den Zeilen achten müssen, wissen sie. Doch auch Datumszeile und Unterschrift bergen Risiken.
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Zu den Mindestanforderungen an ein Zeugnis gehört das Ausstellungsdatum. Wenn das zwei oder drei Monate vor dem Vertragsende liegt, wird dies als Andeutung einer Freistellung interpretiert. Das Ausstellungsdatum sollte also möglichst mit dem formell letzten Tag des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Kleinere Differenzen bis zu vier Wochen können hingenommen werden, da Zeugnisse teils vor dem Ausscheiden und oft erst danach erstellt werden. Hat der Arbeitnehmer das Zeugnis rechtzeitig verlangt und hat sich die Ausstellung aus organisatorischen Gründen verzögert, sollte das Datum wohlwollend auf das Vertragsende zurückdatiert werden. Wird das Zeugnis auf Wunsch des Arbeitnehmers, aufgrund eines Vergleichs oder Urteils berichtigt und neu ausgefertigt, so hat der Mitarbeiter Anspruch darauf, dass auf das Datum der Erstausstellung zurückdatiert wird, damit Dritte nicht auf den vorangegangenen Streit aufmerksam werden. Ein Arbeitnehmer, der längere Zeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis verlangt, hat dagegen keinen Anspruch auf eine Rückdatierung. Verboten ist sie allerdings nicht.
Zeugnisse tragen in der Regel zwei Unterschriften, im Öffentlichen Dienst sowie in Kleinunternehmen oft nur eine. Zwei Unterschriften erhöhen die Glaubwürdigkeit. Das Zeugnis sollte vom direkten oder nächst höheren Vorgesetzten unterschrieben werden, denn der kann den Mitarbeiter am besten fachlich und persönlich beurteilen. Ist ein Zeugnis vom Personalleiter unterschrieben oder mit unterschrieben, kann die Kenntnis der Zeugnistechnik und der Zeugnissprache vorausgesetzt werden.
Der Unterzeichner muss erkennbar ranghöher sein als der Mitarbeiter. Wird ein qualifiziertes Zeugnis nicht vom Arbeitgeber oder einer in Personalangelegenheiten vertretungsberechtigten Person, die in der betrieblichen Hierarchie über dem Zeugnisinhaber steht, unterzeichnet, gibt dies Anlass zu abwertenden Interpretationen.
Unterschreibt ein Vertreter ein Zeugnis, so muss dessen Vertretungsmacht durch Zusätze wie i.V. oder ppa. oder durch eine Funktionsangabe wie Personalleiter oder Betriebsleiter bei der Unterschrift erkennbar sein. Die alleinige Unterschrift durch einen lediglich mit i. A. Zeichnenden wirkt abwertend. Ein Oberarzt erreichte ein Urteil, wonach ein vom Geschäftsführer des Krankenhauses unterschriebenes Zeugnis nicht genügte. Er hatte Anspruch auf ein vom Chefarzt seiner Abteilung und vom Geschäftsführer des Krankenhauses unterschriebenes Zeugnis.
Bei Leitenden Angestellten wird im Zeugnis erwähnt, wenn sie direkt dem Leitungsorgan unterstehen. Beispiel: „Er berichtete direkt dem Vorstand.“ Es wirkt dann negativ, wenn das Zeugnis nicht von einem Mitglied des Vorstandes oder der Geschäftsführung (mit) unterschrieben ist. Auch bei Leitenden Angestellten, die nicht direkt dem Leitungsorgan unterstehen, sollte die Unterschrift durch ein Organmitglied erfolgen. Zeugnisse von GmbH-Geschäftsführern sind vom Alleingesellschafter, von einem Vertreter der Gesellschafterversammlung, einem Organmitglied der Muttergesellschaft oder vom Vorsitzenden des Beirates zu unterschreiben. Zeugnisse von Vorstandsmitgliedern werden vom Aufsichtsratsvorsitzenden unterzeichnet. Es ist nützlich, wenn die Namen der Unterzeichner mit einer Funktionsangabe, maschinenschriftlich wiederholt werden. Allerdings ist rechtlich strittig, ob der Mitarbeiter darauf einen Anspruch hat.
Fazit: Auch wenn Ihnen nur daran gelegen ist, schnell von Ihrem Arbeitgeber weg zu kommen, weil die neue Stelle schon auf Sie wartet oder weil Sie sich über den alten Chef ärgern, der Sie abgeschoben hat, überprüfen Sie Datum und Unterschrift auf formale Gemeinheiten und seien Sie ruhig ein bisschen kleinkariert. Sie wissen nie, wann Sie auf das Zeugnis zurückgreifen müssen.
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