Googles digitaler Cheftrainer verrät die drei goldenen Regeln für virtuelles Führen
Mitglieder virtueller Teams arbeiten mitunter rund um den Globus verteilt. Sie zu managen ist nicht einfach. Daher hat York Scheunemann, Chef der Google Digital Academy, jetzt einen „Führerschein für virtuelles Teammanagement“, veröffentlicht.
Virtuelle Teams sind auf dem Vormarsch. Nonstop-Service für Kunden auf einem anderen Kontinent, Sparzwang bei Büroräumen und Reisen, aber auch der Wunsch der Mitarbeiter nach mehr zeitlicher und örtlicher Flexibilität – die Gründe für Arbeitsteams, nicht mehr tagtäglich an einem zentralen Ort zusammen zu kommen, sind zahlreich. Vernetzung, Videokonferenzen, Dokumente in der Cloud machen all das möglich.
Doch Zeitdifferenz, Kommunikationstechnik und kulturelle Unterschiede stellen Führungskräfte vor besondere Herausforderungen. Schließlich muss die Arbeit der gesplitteten Teams besonders gut koordiniert werden, soll sie erfolgreich sein.
Team-Mitglieder, die jeweils ihren eigenen Lieblingskommunikationskanal beziehungsweise eine unterschiedliche Vorstellung davon haben, was am dringlichsten und am unwichtigsten ist oder was vom Team insgesamt erwartet wird, führen sonst ins Chaos.
Zusammen mit York Scheunemann, Chef der Google Digital Academy, hat Beat Bühlmann, Europa-Chef von Software-Anbieter Evernote, die wichtigsten Faktoren, die virtuelle Teams zum Erfolg oder Misserfolg führen, in einem „Führerschein für virtuelles Teammanagement“, veröffentlicht. Hier sind die drei wichtigsten Regeln:
Goldene Regel Nummer 1:
Die Richtigen einstellen
Ein virtuelles Team ist ähnlich wie ein Sportwagen – schnell, fein abgestimmt und nichts für jeden. Dementsprechend setzt die Arbeit fern der Firmenzentrale eine hohe Eigenmotivation und ein großes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie Integrität jedes Teammitglieds voraus.
Neben perfektem Zeit- und Energie-Management in eigener Sache sollten Kandidaten unbedingt auf ihre persönliche Kommunikationsstärke gecheckt werden. Vorsicht ist geboten vor extremen Ausreißern: Sowohl der große Schweiger als auch das Plappermaul können für Chefs und Kollegen zur Belastung werden.
Goldene Regel Nummer 2:
Neuzugänge professionell einarbeiten
Auch ein virtuelles Team setzt sich immer noch aus Menschen zusammen. Daher steht an erster Stelle, ein neues Team-Mitglied persönlich bei seinen Kollegen, in die anstehenden Aufgaben, zum optimalen Einsatz technischer Hilfsmittel oder interne und externe Zuständigkeiten einzuführen.
Nähe schaffen
Muss ein neues Mitglied aufgrund seiner regionalen Distanz aus der Ferne eingewiesen werden, sollten Vorgesetzte in den ersten 90 Tagen regelmäßige Telefonate oder Videomeetings ansetzen, um das gegenseitige Vertrauen zu stärken – und damit sich Teamgeist entwickeln kann.
Bühlmann, selbst erfahrener Leiter von virtuellen Teams, empfiehlt zudem, das Gespräch auch immer mal auf private Themen wie Hobbies oder Familie zu bringen, um dem Mitarbeiter persönliches Interesse zu signalisieren. Dies festige die Beziehung trotz räumlicher Distanz.
Beim Onboarding unterstützen
Außerdem sollte der Teamchef verfolgen, welche Onboarding-Materialien vom Neuling durchgearbeitet wurden, um den persönlichen Fortschritt in puncto Wissen etwa über interne Abläufe, Projektarbeit, Anwendungsprogramme oder Dokumentenpflege zu überwachen.
Wichtig sei aber vor allem, dem neuen Mitglied klare, messbare Ziele vorzugeben und zwischendurch immer wieder seine Etappensiege gemeinsam zu prüfen. Dabei muss unbedingt klar sein, wer was bis wann zu erledigen hat.
Interkulturell auf dem Laufenden sein
Wer Teammitglieder aus verschiedenen Ländern oder gar Kontinenten zu betreuen hat, muss sich bewusst machen, dass andere Bräuche, Kommunikationsweisen oder auch unterschiedliche Arbeitsgesetze für die einzelnen Kollegen gelten können – von Arbeitszeitregelungen bis zur Vergütung.
Nur wer sich als Vorgesetzter mit diesen kulturellen, möglicherweise ja sogar religiös bedingten Unterschieden gut auskennt, kann auch einem Mitarbeiter dabei behilflich sein, sich dazugehörig und verstanden zu fühlen – und so Bestleistung zu bekommen.
Goldene Regel Nummer 3:
Klar kommunizieren
Sind Teammitglieder nicht an einem Ort versammelt, entfällt die Kommunikation über Körpersprache oder Tonfall beziehungsweise ist sie per Videokonferenz vielleicht nur eingeschränkt wahrnehmbar. Das erhöht das Risiko von Missverständnissen.
Um die Produktivität von Meetings zu erhöhen, sollte ein Team sich zunächst auf bestimmte Kommunikationsmittel und Verhaltensweisen einigen: Regelmäßige Videokonferenzen zu festgelegten Terminen und mit vorab verschickter Tagesordnung und Dokumenten, damit möglichst alle Mitglieder teilnehmen und sich vorbereiten können, sind Voraussetzung.
Der Vorgesetzte sollte zudem dafür sorgen, dass alle sich äußern können und nicht zum Beispiel nur die Muttersprachler – sei es in Deutsch oder Englisch – eine Diskussion dominieren.
Schließlich sollte eine spezielle Steuerungs- oder Projektmanagement-Software allen Teammitglieder den Fortschritt auf dem Weg zum gemeinsamen Ziel verdeutlichen.
Für den Chef eines virtuellen Teams sollte es darüber hinaus selbstverständlich sein, dass er selbst alle Zusagen einhält und Aufgaben vorbildlich erledigt.
