Online-Meetings: Das können die wichtigsten Videokonferenztools wirklich

Chef und Kollegen durch die Webcam sehen – das war vor der Krise für viele Angestellte noch eine exotische Vorstellung. Mittlerweile ist die Zusammenarbeit über Videokonferenzen fester Bestandteil des Arbeitsalltages. Doch was ist eigentlich das beste Programm? Und welches Tool bietet die höchste Sicherheit beim Datenschutz?

Mit dem plötzlichen Umzug ins Homeoffice haben Unternehmen im Frühjahr schnell das nächstbeste Videotool installiert, womöglich ohne sich viele Gedanken über diese Fragen zu machen.

Antworten gibt ein Vergleich der Angebote von der Stiftung Warentest, der zu den umfangreichsten Erhebungen gehört. Getestet wurden: MS Teams, MS Skype, Jitsi, TeamViewer, Discord, Cisco Webex, Slack, Zoom, Bitrix, GoToMeeting und Google Meets.

Ergebnis: Zehn der elf getesteten Tools – Ausnahme: TeamViewer – wurden wegen Mängeln in den Datenschutzerklärungen abgewertet, häufig entsprachen diese nicht den Vorgaben der europäischen Datenschutzrichtlinien.

Allerdings müssten sich Nutzer nicht bei jedem Meeting darum sorgen, dass ihre Gesprächsinhalte abgehört werden, sagt Testleiter Markus Bautsch. „Die Daten werden bei den großen Anbietern transportverschlüsselt. Das ist schon einmal eine recht hohe Hürde.“

Sicherheitsrisiko: Server in Amerika

Bei hochsensiblen Gesprächen rät der IT-Experte allerdings von herkömmlichen Videokonferenztools ab. Denn bei den meisten Anbietern stehen die Server in Amerika. Dort können die Behörden im Zweifelsfall auf die Daten zugreifen.

Einen wichtigen Beitrag zum Datenschutz können viele Unternehmen aber selbst leisten – indem sie für jede Besprechung einen neuen virtuellen Raum anlegen. „Wenn Unternehmen seit einem halben Jahr für tägliche Meetings den gleichen Link verschicken, ist das zwar bequem, doch darauf haben zum Beispiel auch noch Mitarbeiter Zugriff, die die Firma längst verlassen haben“, sagt Bautsch.

Er rät aus Datenschutzgründen dazu, das Microsoft-Programm Teams zu nutzen. Teams ist auch Testsieger bei Stiftung Warentest. Daneben gibt es weitere Anbieter im Markt.

Wie viel sie kosten und welche Funktionen sie haben, zeigt dieser Überblick.

Microsoft Teams

Das Programm: Über den Microsoft-Dienst können sich Mitarbeiter nicht nur per Videotelefonie, sondern auch per Chatfunktion austauschen. 2017 auf den Markt gebracht, registrierte Microsoft durch die Pandemie einen Nutzeransturm.

Vorteile: Teams ist in der Unternehmensversion von Microsoft Office 365, der beliebtesten Bürosoftware der Welt, bereits enthalten. Anwendungen wie Word oder Excel lassen sich schnell integrieren. Die Bild- und Tonqualität zählt im Test zu den besten – selbst, wenn die Internetverbindung schwach ist. Dann sorgt ein Algorithmus dafür, dass nicht einzelne Wortfetzen verloren gehen, sondern die Übertragung insgesamt verzögert wird, sodass beim Gegenüber ein vollständiger Satz ankommt, erklärt Testleiter Bautsch. Die Supportfunktionen sind überdurchschnittlich, es gibt zudem gute Unterstützung für Seh- und Hörgeschädigte.

Nachteile: Teams ist nur im Jahresabonnement erhältlich. In der Basisversion können sich Nutzer nicht per Telefon einwählen, sondern müssen das Programm selbst nutzen.

Kosten: ab 4,20 Euro pro Benutzer und Monat

Urteil Stiftung Warentest: 2,0 (gut), Testsieger

Cisco Webex

Das Programm: Auch Webex aus dem Hause Cisco zählt zu den Pionieren bei Videotelefonie-Angeboten. Es wird gern von Großkonzernen genutzt. Während der Pandemie stellte Webex nach eigenen Angaben über 4,2 Millionen Meetings pro Tag bereit.

Vorteile: Das Programm hat viele nützliche Funktionen, die gerade im Business-Bereich hilfreich sind: Das Meeting kann aufgezeichnet, Bildschirme und Dokumente können einfach geteilt werden. Die Handhabung ist wegen vieler Hilfeseiten so einfach wie bei kaum einem anderen Anbieter im Test. Gäste können sich per Telefon einwählen. Die Basisversion ist kostenfrei.

Nachteile: Die Audio- und Videoqualität in der Grundversion zählt zu den schlechtesten im Test – gerade bei schwacher Internetverbindung. Selbst bei stabilem Netz bricht das Bild oft ab, bei schwacher Verbindung gilt das auch für den Ton. Die Meetingdauer ist auf 50 Minuten begrenzt.

Kosten: gratis; erweiterte Funktionen ab 14,25 Euro/Monat (z.B. mit Cloud-Speicher und unbegrenzter Meetingdauer), etwas günstiger im Jahresabonnement

Urteil Stiftung Warentest: 2,6 (befriedigend)

Zoom

Das Programm: Zoom, 2011 gegründet, war einer der ersten Anbieter von Videotelefonie im Markt. Zoom fiel in der Krise mit massiven Sicherheitslücken auf, weil Nutzer in fremde Chats eindringen konnte. Der Anbieter hat die Lücken mittlerweile gestopft, zeigt der Test.

Vorteile: Umfangreiche Funktionen: Der Sprecher wird hervorgehoben, das Meeting kann aufgezeichnet, Bildschirme und Dokumente können einfach geteilt werden, Teilnehmer können ihren Redewunsch durch die Funktion „Hand heben“ signalisieren. Gäste können sich per Telefon einwählen. Gute Video- und Audioqualität bei stabiler Internetverbindung.

Nachteile: Bei schwacher Verbindung schneidet Zoom im Test so schlecht ab wie kein anderer Mitbewerber. Das Bild wird in einem solchen Fall zwar aufrechterhalten, doch der Ton ist kaum zu verstehen. „Das genaue Gegenteil wäre besser“, sagt IT-Experte Bautsch. In der kostenlosen Variante sind Meetings auf 40 Minuten begrenzt. Die Hilfefunktionen sind gering.

Kosten: Gratisversion mit Basisausstattung; erweiterte Funktionen ab 13,99 Euro/Monat (für 100 Teilnehmer), etwas günstiger im Jahresabonnement

Urteil Stiftung Warentest: 2,8 (befriedigend)

Slack

Das Programm: Slack ist eigentlich ein Chattool, mit dem sich Mitarbeiter bilateral oder in Gruppen austauschen können. Es bietet aber auch die Möglichkeit, Video- und Audiokonferenzen abzuhalten.

Vorteile: Einfache Handhabung, die Bild- und Tonqualität zählt bei guter Verbindung zu den besten im Test. Die Supportfunktionen sind überdurchschnittlich gut.

Nachteile: Slack ist vergleichsweise spartanisch ausgestattet: Meetings können nicht aufgezeichnet werden, mehrere Teilnehmer können nicht gleichzeitig ihren Bildschirm teilen, der aktive Sprecher wird nicht kenntlich gemacht. Video- und Audiokonferenzen sind in der Basisversion auf 15 Teilnehmer begrenzt. Die Gasteinwahl per Telefon ist nicht möglich.

Kosten: ab 6,25 Euro pro Nutzer und Monat; eine Gratis-Variante ist erhältlich, bietet aber keine Videofunktion

Urteil Stiftung Warentest: 2,7 (befriedigend)

Google Meets (ehemals Google Hangouts)

Das Programm: Meets ist das Videotool des IT-Riesen Google, das gern von Start-ups genutzt wird. In diesem Jahr hat Google das Programm in „Meets“ umbenannt, vorher hieß es „Hangouts“.

Vorteile: Die Bild- und Tonqualität zählt bei guter Verbindung ebenfalls zu den besten im Test. Bei schwacher Verbindung friert das Bild zwar ein, doch die Tonspur bleibt zumindest erhalten, sodass das Meeting fortgesetzt werden kann. Die Office-Programme von Google lassen sich problemlos integrieren. Das Programm ist als eines der wenigen im Test kostenlos.

Nachteile: Die Teilnehmerzahl ist auf zehn begrenzt. Das Teilen von klassischen Word- oder Excel-Dokumenten ist umständlich, funktioniert am besten mit Google-Office-Anwendungen selbst. Die Handhabung ist komplizierter als bei anderen Programmen. Die Gasteinwahl per Telefon ist nicht möglich. Nutzer müssen zwingend ein Google-Konto haben, um Meets nutzen zu können. Die Supportfunktionen sind unterdurchschnittlich.

Kosten: gratis

Urteil Stiftung Warentest: 2,7 (befriedigend)

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