Meinung: Aufhören! Warum die meisten Arbeitsmails warten können – und sollten
Der Inhalt einer Anfrage – und nicht der Kommunikationskanal – sollte das Tempo vorgeben.
E-Mail und Messenger Nicht jede Nachricht muss sofort beantwortet werden. Setzen Sie Prioritäten. © Asael Peña on Unsplash
Manchmal ist der Arbeitsalltag in deutschen Büros erschreckend vorhersehbar. Bestimmt kennen Sie diese Situation auch.
Ein Kollege schickt Ihnen eine E-Mail. Hört er in den nächsten zehn Minuten nichts von Ihnen, schickt er noch eine hinterher. „Hast Du meine E-Mail gesehen?!“
Immer noch keine Antwort? Dann eben anrufen. Wenn Sie dann nicht am Platz sein sollten, wird noch schnell die Kollegin gefragt, die den Anruf übernommen hat. „Wo ist der denn?“, fragen sich nun schon zwei Menschen.
Und so durchläuft die Kollegin noch einmal das gleiche Prozedere von vorn. Ein Teufelskreis.
Und wofür? Oft für nichts. Oder genauer gesagt: für nichts Wichtiges.
Wann Sie sofort reagieren sollten – und wann nicht
Schon klar: Sobald es brennt im Büro, sollte man reagieren. Und zwar sofort. Die Sache ist nur: Krisen und andere zeitkritische Brandherde sind eigentlich an der Arbeit die Ausnahme und nicht die Regel. Wenn das bei Ihnen anders sein sollte, lesen Sie hier , wie Sie wieder ein Stück Ihrer Zeitsouveränität zurückgewinnen.
Und, seien Sie doch mal ehrlich zu sich selbst: Fast alles, was gerne in E-Mails als dringend verkauft wird, kann bei näherer Betrachtung eigentlich warten.
- „Wann kommt der Kunde noch mal genau nächste Woche?“ Kann warten.
- „Denkst Du bitte noch daran, mir den Quartalsbericht von unserem letzten Meeting weiterzuleiten?“ War das nicht letzte Woche Thema? Dann kann es ja jetzt auch nicht so dringend sein.
- „Können wir später noch mal über Thema X sprechen?“ Ja. Später
Nicht, dass Sie mich falsch verstehen. E-Mails sind eine tolle Erfindung. Sie ermöglichen es uns, asynchron zu arbeiten. Das heißt: Wenn ich als Journalist zum Beispiel eine Anfrage an eine Presseabteilung per E-Mail rausschicke, bin ich nicht darauf angewiesen, dass jemand am anderen Ende an seinem Arbeitsplatz sitzt, um meine Frage zu beantworten. Er oder sie kann das auch später tun.
In der Zwischenzeit kann ich schon mal an anderen Themen weiterarbeiten (tatsächlich ist dieser Artikel entstanden, während ich gerade auf die Rückmeldung einer E-Mail-Anfrage warte).
Das Beispiel zeigt: Wartezeiten sind bereits im Kommunikationsmittel E-Mail angelegt. Warum also, fällt es uns dennoch so schwer, geduldig mit anderen zu sein, wenn wir eine E-Mail schreiben?
Messengerdienste erhöhen das Kommunikationstempo
Eine Erklärung könnte sein: Mit mehr und mehr solcher asynchronen Kommunikationsmittel, steigt auch die Erwartung, dass die Reaktionszeit schneller wird. Wer Messengerdienste wie Slack verwendet, weiß sicherlich, was ich damit meine.
Dort würde es irgendwie komisch wirken, eine Nachricht dreieinhalb Stunden unbeantwortet zu lassen. Dieses Tempo färbt auch auf unsere Kommunikation in E-Mails und anderen Bereichen ab. Die Folge des technischen Fortschritts: Blitzartige Antworten werden zum neuen Standard. Zumindest in unseren Köpfen.
Dort herrscht eine fatale Gleichung. Und die lautet: Je schneller ich jemanden erreiche, desto schneller müsste ich doch auch eine Antwort kriegen, oder? Technisch gesehen mag das stimmen. Doch der Arbeitsalltags sieht oft ein klein bisschen anders aus.
Der Inhalt einer Anfrage – und nicht der Kommunikationskanal – sollten bestimmen, wie schnell jemand reagiert. Wie gesagt: Krise – sofort. Alles andere: ruhig Blut.
Eine weitere Erklärung ist, dass wir oft vergessen, die Perspektive unseres Gegenübers einzunehmen: Schreiben wir jemanden an, denken wir oft: „Warum kommt da keine Antwort?“ Werden wir angeschrieben, erscheint es uns manchmal sogar frech, wie niedrig die Schwelle anderer zu sein scheint, uns aus der Arbeit zu reißen.
So gelingt der Perspektivwechsel
Was hilft, ist ein Perspektivwechsel. Wenn Ihnen jemand nicht binnen weniger Minuten antwortet und Sie keine Abwesenheitsnotiz erhalten, vermeiden Sie beim nächsten Mal bewusst, dem anderen böse Absichten zu unterstellen.
Die wenigsten Menschen dürften Anfragen ignorieren, weil sie gerade keine Lust haben zu antworten. Vielmehr stecken Sie gerade in einem Meeting, treffen einen wichtigen Kunden oder gehen irgendwie sonst ihrer Arbeit nach.
Ausnahmen gibt es natürlich immer. Trotzdem hilft diese Grundeinstellung schon mal den Respekt und das Verständnis füreinander zu stärken.
Was außerdem hilft: Die Priorität seiner eigenen Anfrage einschätzen zu lernen. Auf einer Skala von eins (niedrig) bis zehn (hoch): Wie wichtig ist Ihre Mail – nicht für Sie, sondern für Ihr Gegenüber? Ist es womöglich eine Sache, die sich mit etwas Kreativität selbst lösen lässt? Warum tun Sie es dann nicht einfach?
Oder Sie warten eben. Ihr Unternehmen wird davon sicher nicht untergehen. Und die Welt erst recht nicht. Es könnte höchstens passieren, dass die Leute um Sie herum weniger gestresst sind. Und vielleicht so ein paar Minuten gewinnen, um Ihre Mail zu beantworten.
