Langzeitprojekte: Vier Wege, um sich ohne Deadline selbst zu motivieren
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sich selbst Verbindlichkeiten zu schaffen.
Deadline Eine Deadline einzuhalten ist schwer. Karriere.de gibt Tipps, wie es dennoch klappt. © Photo by Tim Gouw on Unsplash
Deadlines üben eine gehörige Macht auf uns und unser Arbeitsverhalten aus. Sie erinnern uns daran, was wann am wichtigsten ist, mahnen uns zur Pünktlichkeit und zwingen uns dazu, eine Aufgabe konzentriert abzuarbeiten. Die Macht der Deadline geht auch mit Druck einher. Für viele Fach- und Führungskräfte sind Deadlines deshalb vor allem eins: ein Stressfaktor.
Doch viel schlimmer als eine Deadline im Nacken zu haben, ist es, gar keine Deadline zu haben. Vielleicht steht auf Ihrer To-Do-Liste auch so ein Projekt, das Sie problemlos diese, nächste oder übernächste Woche angehen könnten.
Das Problem: Andere Aufgaben sind stets dringender. Das Ergebnis: Die Aufgabe ohne Deadline versandet in der Regel im Tagesgeschäft. Und nicht selten bleibt am Ende einer Arbeitswoche das ungute Gefühl, schon wieder nichts für das Projekt ohne Deadline erledigt zu haben.
Wie also motiviert man sich selbst, obwohl es keine feste Deadline gibt? Hier sind vier mögliche Wege, die Sie sofort beschreiten können, um Ihre Langzeit-Aufgaben endlich abzuhaken. Den Input hierzu hat der Schweizer Zeitmanagement-Experte Ivan Blatter geliefert.
Weg 1: Sie setzen sich Zwischenziele
„Besonders bei langfristigen Aufgaben oder Projekten, die noch keine Deadline haben, ist die Gefahr groß, dass wir sie nicht angehen“, sagt Blatter. Das einfachste Gegenmittel des Zeitmanagement-Experten: Wenn es keine Deadline gibt, setzen Sie sich eine!
Wichtig sind auch Zwischenziele oder Meilensteine. Bis wann wollen Sie etwas genau erreicht haben? Brechen Sie die Aufgabe oder das Projekt so weiter herunter und versehen Sie jedes To-Do mit einer Frist, die Sie sich jeweils notieren. Blatters Credo lautet: „Was nicht aufgeschrieben ist, existiert nicht.“
Bedenken Sie beim Festlegen Ihrer Deadline auch, ob Kollegen im Urlaub sind, Sie die nächste Woche mit Meetings zur Budget-Planungen verbringen oder mehrere Außentermine anstehen. Nur dann können Sie sich realistisch Fristen setzen.
Weg 2: Sie erzählen anderen von Ihrem Projekt
„Zu viel Druck verringert unsere Leistungsfähigkeit, ein wenig Druck erhöht sie jedoch“, so Blatter. Aufgaben ohne Deadline fehlt jedoch vollends der Druck. Eine Möglichkeit gegenzusteuern, ist etwa Mitarbeiter und Kollegen in das Projekt einzubinden und ihnen regelmäßige Wasserstände zu dem Projekt zu versprechen. Das macht die Aufgaben ohne Verpflichtungen deutlich verbindlicher.
Weg 3: Sie gewöhnen sich gute Routinen an
Eine gute Routine läuft automatisch ab. Wir hinterfragen sie nicht mehr, sondern folgen ihr einfach. „Das lässt sich nutzen – besonders für Aufgaben ohne Deadline“, sagt Zeitmanagement-Trainer Blatter. So können Sie beispielsweise immer den Freitagnachmittag für die eigene Ablage nutzen oder jeden Montag Ihre ersten anderthalb Stunden Personalthemen widmen.
Weg 4: Sie fragen nach dem Warum
Als Experte für Zeitmanagement weiß Blatter: „Dinge, die uns wichtig sind, erledigen wir früher, schneller und häufig auch lieber.“ Weshalb also steht diese Aufgabe schon so lange ohne Deadline auf Ihrer To-Do-Liste? Vielleicht weil Sie noch eine positive Einstellung zu Ihrem To-Do brauchen.
Es mag sein, dass Sie das Projekt mit der neuen Webseite, das Ihnen Ihr Chef für „irgendwann einmal zwischendurch“ aufgetragen hat, nicht sonderlich spannend finden. Reden Sie noch mal mit Ihrem Chef. Vielleicht finden Sie im Gespräch Faktoren, die Sie motivieren?
Oder Sie freuen sich schon darauf, die eingestaubten Texte auf der Seite endlich etwas eleganter zu formulieren, zögern aber, weil sie die technischen Hürden einer Webseite scheuen? Dann fangen Sie erst einmal mit dem an, was Ihnen Spaß bringt und tippen Sie die Texte auf ihrem Schreibprogramm runter. So entwickeln Sie selbst „Zugkraft und Motivation“ für die nächsten Schritte, wie Blatter es nennt.
