Erfahrungen in der Coronakrise: Warum es so schwer ist, im Homeoffice produktiv zu bleiben

Um ehrlich zu sein: Mein Leben im Corona-Homeoffice ist gerade furchtbar anstrengend. Neulich nachts habe ich sogar meine durchsichtige Schiene, die mir meine Ärztin gegen Zähneknirschen verschrieben hat, komplett durchgebissen. Stress spiegelt sich auch in meiner Wohnung wieder.

Ob das nun getragene Klamotten, unsortierte Unterlagen, leere Kaffeetassen oder Zeitschriften sind – ich baue überall kleine Stapel und mein Schreibtisch, auf dem sich mindestens sechs aufgeschlagene Karriere-Bücher zum Nachschlagen türmen, versinkt im Chaos.

Dass ich trotzdem alle Deadlines einhalte und meine Arbeit schaffe, liegt vermutlich an meiner bunten Post-it-Sammlung und am #Duck Syndrom. Wie eine Stockente, die von außen betrachtet scheinbar mühelos übers Wasser gleitet, strample ich unter Wasser wie eine Wahnsinnige, nur um nicht abzusaufen.

Rechtzeitiges Aufstehen

Es geht schon beim Aufstehen los, wenn der Wecker klingelt. Oh nein. Nicht jetzt… Nur noch ein paar Minuten weiter schlummern! Für mich und wohl auch viele andere Menschen beginnt der Morgen mit einem beherzten Druck auf die Snooze-Taste. Umdrehen und nochmal mit den Katzen kuscheln, die sind ja so süß – eigentlich nicht schlimm, oder?

Doch, sagt der US-amerikanische Schlafforscher Robert Rosenberg. Spätestens nach der dritten Snooze-Einheit wird das Hirn verwirrt und weiß nicht mehr, ob es wach oder müde sein soll. Die Folge: Wir schlurfen mit klitzekleinen Augen durch den Tag, fühlen uns abgeschlagen und sind nicht mehr so leistungsfähig.

Das macht natürlich gar keinen Sinn. Denn ich versuche gerade ja deswegen früher aufzustehen, damit ich produktiver arbeiten kann und mehr Dinge an einem Tag geregelt kriege. Es soll ja Top-Manager geben, die jede Nacht nur vier Stunden lang schlafen, trotzdem voller Energie sind und riesige Unternehmen leiten – Bahnchef Rüdiger Grube ist so einer, sagt er.

Apple-Chef Tim Cook arbeitet ab 4.30h E-Mails ab, um dann ab 5 Uhr Sport zu machen und Mary Barra, die Chefin von General Motors, soll morgens die erste sein, die vor 6 Uhr im Büro das Licht anknipst. Aber früher, vielleicht sogar mitten in der Nacht aufstehen – das ist nicht für jeden was. Ich persönlich bin kein Morgenmensch.

Produktivität war insgesamt noch nie etwas, das mir wahnsinnig leicht gefallen ist. Ich habe immer auch mal Tage, an denen ich vor lauter Aufschieberitis und sinnlosem Bürogequatsche mit Kollegen zu gar nichts komme. Neulich ertappte ich mich dabei, wie ich eine Stunde lang DINA4-Blätter aufwändig faltete, um sie dann an den Knick-Kanten in winzige Quadrate zu zerreißen – dabei musste ich dringend einen Vortrag vorbereiten. Na ja, wir Menschen sind keine Roboter. Aber warum passiert mir so etwas und wenn der nächste Urlaub naht, dann herrscht wilde Hektik und ich kann an zwei Tagen schuften, wie ein Weltmeister?

Apps gegen Zeitfresser-Fallen

Wichtig ist es zuerst einmal, herauszufinden, wo Zeitsparpotentiale liegen. Es geht darum, Muster aufzudecken, die sich eingeschlichen haben und durch die man seine Zeit vergeudet. Dafür brauchen Sie keine langwierige Verhaltenstherapie. Vergeudete Zeit ist Zeit, die weder produktiv eingesetzt ist, noch Freude bereitet.

Bei mir ist es oft so, dass ich zwischen mehreren Aufgaben hin- und her springe. Oder mich schnell ablenken lasse durch Instagram-Likes, Facebook-Benachrichtigungen, meine Smart-Watch oder Diskussionen in Whatsapp-Gruppen mit Freunden, die auch gerade leidenschaftlich prokrastinieren. Und ich mache mit, statt das Interview mit der Sockenfirma abzutippen, das schon so lange darauf wartet, veröffentlicht zu werden.

Dabei werde ich auch ohne mein Zutun schon ständig von der Arbeit abgehalten. Forscher haben herausgefunden, dass Büromitarbeiter durchschnittlich alle elf Minuten unterbrochen werden. Es dauert bis zu 30 Minuten, bis wir den ursprünglichen Faden wieder aufgenommen haben.

Damit es in Zukunft also mit der Produktivität besser klappt, können wir uns auch softwareseitig Hilfe holen. Es gibt inzwischen viele gute Online-Tools und Apps wie Rescuetime oder Toggl.com, mit denen sich minutengenau analysieren lässt, in welche Zeitfresser-Fallen wir immer wieder tappen.

Ich selbst habe neulich für das Handelsblatt einen Zeittracker-Würfel des Leipziger Start-ups Timeular getestet. Mit dem Gadget, das es bis in die Gründershow “Die Höhle der Löwen” geschafft hat, habe ich festgestellt, dass bei mir die meiste Zeit im Büro durch zwei Dinge drauf geht: Unterbrechungen von Kollegen, die sich ihr Herz bei mir ausschütten und permanent eintreffende E-Mails, die gar keinen Sinn machen. Wenn ich im Homeoffice arbeite, ist oft meine Mutter der größte Zeitdieb des Tages, die mich anruft und mir den neuesten Dorfklatsch erzählen muss.

Nach dieser gründlichen Bestandsaufnahme habe ich gerade ein paar Dinge in meinem Leben geändert. Wenn der Wecker klingelt, stehe ich sofort auf. Genauso mache ich es auch, wenn ich zum Schwimmtraining ins kalte Wasser hüpfen muss – kein Zögern, ich springe direkt rein.

Morgendliche Routine einhalten

Bevor es ins Badezimmer geht, trinke ich ein großes Glas Wasser und mache zehn von diesen nicht ganz so schlimmen Liegestützen, bei denen man mit den Knien noch am Boden bleibt und die Füße hoch zum Hintern streckt. Wenn Sie lieber lieber vier Mal den Sonnengruß machen oder mit ihrem Hund eine kurze Runde um den Block gehen, dann tun Sie das. Hauptsache Sie haben eine Morgenroutine, die Sie aus den Federn treibt.

Noch bevor ich dann den Laptop aufklappe, nehme ich mir kurz Zeit, um für diesen Tag die richtigen Prioritäten zu setzen. Ich schreibe mir die drei wichtigsten Aufgaben auf, um die ich mich wirklich kümmern muss – und zwar nach Dringlichkeit sortiert.

Dieses Post-it klebe ich dann an meinen Rechner. Sie können sich das auch an die Toilettentür hängen, ganz egal – hauptsache, Sie haben diese Liste den ganzen Tag über im Blick und legen mit dem ersten Punkt los, bevor Sie Ihren Rechner hochfahren. Glauben Sie mir, es kann so entspannend sein, wenn man die dicksten Aufgaben vom Tisch hat.

Wenn Sie sich gerade in den eigenen vier Wänden wegen lauter Nachbarn, staubsaugender Mitbewohner oder spielender Kinder nicht konzentrieren können, besorgen Sie sich einen Noice-Cancelling-Kopfhörer, der Sie abschirmt.

Lärm aussperren mit guten Kopfhörern

Dieses Gadget finde ich auch an der Arbeit sehr nützlich, wenn ich mich für ein paar Stunden auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren möchte, obwohl ich mit der gesammelten Mannschaft im Großraumbüro sitze. Seit ich so einen High-Tech-Kopfhörer habe, regt es mich überhaupt nicht mehr auf, wenn beim Kollegen die nächste Handynachricht mit Schweinegrunzen-Ton eintrifft. Oder ständig irgendein Telefon im Newsroom klingelt.

Der Kopfhörer signalisiert den anderen gleichzeitig aber auch: Bitte nicht stören, hier wird gerade konzentriert gearbeitet. Klar, es gibt natürlich trotzdem noch diese Kollegen, die ständig auf dem Schlauch stehen und vom Schreibtisch schräg gegenüber auch dann noch irgendwas von mir wollen. Bei denen trainiere ich ganz bewusst “Nein” zu sagen – diese vier Buchstaben bewirken wahre Wunder, wenn es um die Eliminierung von Zeitfressern geht.

Wenn ich in meinem Homeoffice-Büro sitze, nutze ich eine Technik, von der Sie sicher schon gehört haben: die Pomodoro-Technik. Sie heißt so, weil der Erfinder dieser Zeitmanagement-Methode, Francesco Girillo, eine Tomaten-Küchenuhr nutzte. Ich habe dafür eine App in meiner Smartwatch und das ganze funktioniert wie beim Intervalltraining im Sport.

Nach einem kleinen Signal gibt man 20 Minuten lang Vollgas, um dann für 5 Minuten aus dem Fenster zu schauen. Oder Sie daddeln ein bisschen bei Facebook rum und schauen sich bei Youtube lustige Tierfilme an.

Wichtig ist, dass Sie danach dann direkt wieder für 20 Minuten fokussiert nur an dieser einen Aufgabe arbeiten und sich auch dann nicht ablenken lassen, wenn Ihre Omi anruft oder der nette Mann von Bofrost an der Haustür wissen will, ob Sie noch genug von der Asiatischen Gemüsepfanne im Eisfach haben.

Vielleicht hilft es Ihnen auch, beim Arbeiten am Rechner auf Flugmodus zu switchen – oder alle Notifications zu deaktivieren. Auch mit Programmen wie Cold Turkey, Selfcontrol oder Freedom können Sie sich selbst ein Schnippchen schlagen und Webseiten und Apps, die von der Arbeit ablenken, für eine befristete Zeit sperren. Sobald der Countdown eingerichtet ist, hat man keine Chance mehr, auf die gesperrte Seite zuzugreifen. Selbst dann nicht, wenn man die Software deinstalliert.

Nach vier Tomaten, pardon, Intervallen, sollte man sich eine längere Pause von 25-30 Minuten gönnen, um wieder runter zu kommen. Sprechen Sie mit Kollegen über Privates, schießen Sie mit der Nerf Gun Schaumstoffpfeile durchs Büro, knautschen Sie einen Anti-Stress-Ball, auf den sich das Gesicht ihres Chefs geklebt haben oder gehen Sie spazieren.

Es ist wissenschaftlich erwiesen: Wenn wir keine Pausen machen, kostet uns das unterm Strich mehr Zeit, als die Pause in Anspruch genommen hätte. Hirnforscher sagen, dass wir schon nach 20 Minuten konzentrierten Arbeitens etwa ein Viertel unserer Konzentrationsfähigkeit verlieren, nach einer Stunde sind es schon 60 Prozent. Sehen Sie die Zeit für regelmässige und bewusste Pausen als Investition in mehr Produktivität – und mehr Lebensqualität.

To-Do-Listen auch für Kleinkram

Wer trotzdem superheldenmäßig versucht, im Beschäftigungsrausch acht oder zehn Stunden durchzuarbeiten, riskiert ein Erholungsdefizit und damit psychosomatische Beschwerden wie Rücken- oder Kopfschmerzen, Schlafstörungen und im schlimmsten Fall eine chronische Erschöpfung.

Unser Gehirn ist wie ein Muskel. Wenn Sie jemals versucht haben, Ihre Arme so lange wie möglich zur Seite gestreckt hoch zu halten, dann wissen Sie, dass Muskeln für eine dauerhafte Beanspruchung nix taugen. Das wird nämlich rasch ziemlich unangenehm.

Seit einiger Zeit führe ich auch eine ganz besondere To-Do-Liste: für Kleinkram. Da stehen dann Dinge drauf, die nicht dringend, mir aber trotzdem wichtig sind. Im Moment ist das Beispielsweise, dass ich meine Bekannte Melanie nochmal frage, von welcher Marke diese Chino-Hose ist, die sie neulich im Urlaub trug. Und eine E-Mail an Frau Kupfer. Sie arbeitet in Berlin bei einer PR-Agentur und hat mich mit einem Testgerät versorgt, über das ich demnächst beim Handelsblatt berichten werde. Die Liste kommt immer dann zum Einsatz, wenn ich mal Leerlauf habe oder am Nachmittag eine Phase mit leichten Aufgaben brauche, die intellektuell kein Marathon für meinen Kopf sind.

Mit Mails könnte ich mich ja den ganzen Tag lang beschäftigen, weil ich so viele erhalte, dass ich gar nicht mehr hinterher komme. An einem typischen Arbeitstag versendet und empfängt jeder Mensch im Schnitt 121 E-Mails.

Die richtige Ordnung für Ihr Postfach

Wussten Sie, dass es im Durchschnitt 15 Sekunden benötigt, nur um zu entscheiden, was Sie mit einer Mail tun wollen? Das bedeutet, dass Sie allein schon 25 Minuten täglich damit zubringen, Ihre E-Mails lediglich durchzusehen. Das sind etwas über zwei Stunden in einer fünftägigen Arbeitswoche nur für die Durchsicht, ohne dass Sie irgendwas damit tun.

Es gibt vier effektive Tricks, die uns dabei helfen, wieder die Kontrolle über unser E-Mail-Postfach zu erlangen:

• Schritt 1: Richten Sie sich Unterordner, Filter und Regeln ein, was mit ihren Mails passieren soll. Die Einrichtung ist gar nicht schwer und der Zeitaufwand von vielleicht 30 Minuten hat sich schon nach ein oder zwei Tagen amortisiert.
• Schritt 2: Befolgen Sie die 1-Minuten-Regel. Antworten Sie sofort auf eine Mail, solange es Sie nicht mehr als eine Minute kostet.

• Schritt 3: Nutzen Sie kostenlose Postfach-Aufräum-Dienste wie Unrool Me, um sich mit nur einem Mausklick von allen nervigen Newslettern abzumelden, die Sie nicht mehr haben wollen.

• Schritt 4: Checken Sie Mails nur drei Mal täglich – verteilen Sie das genauso über den Tag, wie Sie auch drei Mahlzeiten verteilen. Wenn das nicht geht, weil Sie für den Chef oder zwei wichtige Projektkollegen erreichbar sein müssen, weisen sie diesen Absendern automatisch bestimmte Signaltöne zu – so kriegen Sie sofort mit, wenn eine echt wichtige Mail kommt und müssen nicht alles permanent scannen. Mir verschafft ein aufgeräumtes Posteingangsfach einen aufgeräumten Kopf. Das ist reiner Nettogewinn an Zeit, Aufmerksamkeit und Energie.

Bevor Sie in den Feierabendmodus wechseln und sich aufs Fahrrad, ins Auto oder in die Bahn schwingen: Suchen Sie sich einen ruhigen Ort und halten mindestens zehn Minuten Rückschau auf den vergangenen Tag. Blicken Sie zurück auf die Aufgaben und Termine, die Sie auf Ihren Zettel heute früh geschrieben hatten. Ist alles erledigt?

Wenn nicht, dann verschieben Sie die nicht erledigten Dinge auf einen neuen Tag oder löschen Sie sie, wenn sie nicht länger wichtig sind. Die Idee dahinter ist, dass Sie kontrollieren, ob Sie sich auch wirklich auf das Wichtigste konzentriert haben. Nutzen Sie die Zeit auch, um Computer und Schreibtisch aufzuräumen – kennen Sie das Glücksgefühl wenn die Wohnung frisch geputzt ist? Genauso verhält es sich im Büro.

Ich kann abends auch viel besser schlafen, wenn ich mir noch kurz notiere, mit welcher Aufgabe ich am nächsten Tag zuerst beginnen will. Wenn ich mir das auf ein Blatt Papier oder in mein Notizbuch schreibe, schwirrt es mir nicht mehr beim Einschlafen durch den Kopf und mir machen auch anstehende XXL-Tage keine Angst mehr.

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