Entlassungen: Diese 13 Fehler sollten Manager beim Trennungsgespräch vermeiden
Nicht nur Betroffene leiden unter einer Kündigung. Auch für Manager ist das die schwierigste Aufgabe überhaupt.
Fehler bei der Kündigung I Bitte nicht überrumpeln: Wer als Führungskraft einen Mitarbeiter entlassen muss, sollte das Kündigungsgespräch gut vorbereiten.
Nach einer halben Stunde soll alles vorbei sein. Kein Small Talk, keine Plattitüden – so wird es den Managern von Daimler geraten. Stattdessen, so heißt es in einer internen Präsentation des Autobauers, sollen sie die Trennungsabsicht in den ersten drei Sätzen auszusprechen – „kurz, präzise, klar, sachlich, definitiv“.
Wenn es um den Abbau von Stellen geht, will der Autobauer nichts dem Zufall überlassen. Deshalb haben die Manager das Vorgehen in Online-Seminaren geübt. Schon vor der Coronakrise besiegelte Daimler den Abbau von bis zu 15.000 Stellen.
Die ersten Personalgespräche laufen derzeit. Sollten den Führungskräften dabei die Worte fehlen, sind in der Vorlage ganze Sätze vorformuliert. „Bevor über die Trennung entschieden wurde, haben wir Möglichkeiten, Sie weiterzubeschäftigen, überprüft. Leider ist die Situation derzeit sehr kritisch.“
Auch typische Reaktionen der Mitarbeiter sind notiert. Wollen Mitarbeiter etwa einen Anwalt einschalten, könnten Manager antworten: „Wir würden Ihnen sogar empfehlen, sich beraten zu lassen. Aber lassen Sie mich doch zunächst aufzeigen, was wir Ihnen konkret anbieten.“
Gespräche wie bei Daimler wird es in den kommenden Monaten viele geben. Die aktuellen Entlassungen zeugen davon, dass nach der Kurzarbeit vielerorts der Rauswurf folgt: Bei der Lufthansa müssen 26.000 Mitarbeiter bangen, Airbus will 15.000 Stellen abbauen, bei der Commerzbank stehen 10.000 Stellen auf der Kippe.
Kündigungen sind nicht nur für diejenigen schmerzhaft, die die Firma verlassen müssen. „Für Führungskräfte ist das Trennungsgespräch eines der schwierigsten Situationen überhaupt“, sagt Bernd Fricke, Experte für Trennungsmanagement und Direktor von Kienbaum.
Schon 2016 ergab eine Umfrage des Beratungshauses, dass zwei Drittel der Firmen ihre Manager nicht auf die Durchführung von Trennungen vorbereiten. Das Bewusstsein dafür sei zwar größer geworden, sagt Fricke, doch in etwa jeder zweiten Firma seien Führungskräfte bei Trennungsgesprächen noch immer überfordert.
Dabei können misslungene Kündigungsgespräche weitreichende Folgen haben: Es zerstört nicht nur Vertrauen bei demjenigen, der gehen muss, sondern auch bei denjenigen, die bleiben. „Die Verbleibenden beobachten genau, wie mit dem Ex-Kollegen im Trennungsprozess umgegangen wurde“, sagt Anja Schauenburg, Geschäftsführerin der Kieler Outplacement-Beratung „Die Personalumbauer“. Es könne gar die Kultur des Unternehmens schädigen.
Doch so weit muss es nicht kommen: 13 Tipps, was bei Trennungsgesprächen häufig schief geht – und wie Führungskräfte es besser machen können.
Vor dem Trennungsgespräch:
Das sollten Führungskräfte bedenken
- Einen Mitarbeiter vorschicken: Das Trennungsgespräch ist zwar eine unangenehme Aufgabe, sollte aber nicht delegiert werden. Am besten: der direkte Vorgesetzte führt das Gespräch – die Personal also, die den Mitarbeiter in der Vergangenheit angeleitet hat
. - Ohne Planung ins Gespräch gehen: Für Outplacement-Expertin Schauenburg sollten es bis zu 45 Minuten Vorbereitung sein. Gute Planung verhindert nicht nur Peinlichkeiten, wie die Kündigung am Geburtstag oder zum Dienstjubiläum, sondern gibt auch Hinweise, wie die Person reagieren könnte. Schauenburg: „Vor dem Gespräch sollten sich Manager auch genaue Formulierungen zurechtlegen und sich emotional vorbereiten, um bei der Sache zu bleiben.“
- E-Mail mit dem Betreff „Kündigungsgespräch“ versenden: Die E-Mail-Einladung sollte möglichst neutral formuliert werden und am besten als „Personalgespräch“ tituliert werden.
- Das Gespräch auf den Freitagnachmittag legen: Das Gespräch am besten am kommenden Tag, nicht aber vor dem Urlaub oder dem Feierabend festlegen. Das belastet den Mitarbeiter zusätzlich und erschwert Folgegespräche mit Betriebsrat oder Anwalt.
- Im Großraumbüro mit dem Mitarbeiter sprechen: Das ist indiskret! Besser: ins Chefbüro oder ein Besprechungszimmer der Personalabteilung einladen.
- Keine Kekse zur Kündigung reichen: Eine Flasche Wasser, zwei Gläser und eine Packung Taschentücher bereitstellen. Aber bitte keine Bewirtung anfordern. Was trivial klingt, wird oft falsch gemacht, berichten Kündigungsexperten.
Sieben typische Fehler während des Kündigungsgesprächs
- Nicht auf den Punkt kommen: Entlassungsgespräche tun weh. „Unerträglich für den Betroffenen werden sie aber, wenn ein Vorgesetzter sie unnötig in die Länge zieht“, sagt Beraterin Schauenburg. Für sie muss das Gespräch nicht länger als zehn Minuten dauern. „Wenn die Trennungsbotschaft überbracht ist, wird der Betroffene ohnehin keine weiteren Informationen mehr aufnehmen und verarbeiten können.“
- Small Talk und Plattitüden zu Beginn: Nach dem Befinden fragen oder über das Wetter sprechen – das mag ein schöner Gesprächseinstieg sein, nicht aber bei einem Trennungsgespräch. So ist es besser: eine kurze Begrüßung, die Kündigung mit unmissverständlichen Worten wie „trennen“ oder „beenden“ direkt zu Anfang formulieren und eine kurze Begründung, aber keine Rechtfertigung für den Schritt liefern.
- Gespräch ohne Zeugen führen: Ratsam ist, dass Trennungsgespräch zu zweit zu führen – gemeinsam mit einem Vertreter der HR-Abteilung zum Beispiel. Den Anfang macht der Vorgesetzte selbst, der Personaler übernimmt bei Fragen zum weiteren Ablauf. Bei einem möglichen Rechtsstreit gibt es so auch einen Zeugen.
- Mitleid zeigen: Das sollten Manager in solchen Gesprächen vermeiden, selbst wenn das Gegenüber zu weinen beginnt. Führungskräfte wirken sonst „verunsichert und geraten selbst in innere Konflikte“, sagt Kienbaum-Berater Fricke. Unabdingbar sei es aber, Mitgefühl und Empathie auszudrücken. Frickes Ratschlag: Manager müssen sich klarmachen, dass es nicht um die Person, sondern um die Position gehe.
- Sich von der Entscheidung distanzieren: Und zwar selbst dann nicht, wenn sie an der Entscheidung zweifeln oder das Gegenüber zu verhandeln beginnt. Sätze wie „Das war nicht meine Entscheidung“ oder „Ich schaue mal, was ich noch für Sie tun kann“ sind unangebracht. „Das weckt bei den Betroffenen nur Hoffnungen, die am Ende enttäuscht werden“, sagt Fricke.
- Druck aufbauen: Das ist nicht nur falscher Stil, sondern kann auch rechtlich heikel werden. So werden am Beispiel von Daimler auch die Fallstricke eines Trennungsleitfadens deutlich: Falls sich Mitarbeiter partout weigern, einen Aufhebungsvertrag zu unterschreiben, wurde den Managern nämlich zunächst empfohlen, überdeutlich zu werden. Durch die Verlagerung von Aufgaben könne es sein, dass sich für den Mitarbeiter „alles verändert“, lautete die vorgefertigte Botschaft. „Dann müssen Sie in Zukunft sehen, wie Sie mit dieser Unsicherheit umgehen.“ Nach Kritik vom Betriebsrat überarbeitete Daimler das Material.
- Sich strikt an den Leitfaden halten: So wie Daimler verschicken viele Konzerne Leitfäden an ihre Manager, um ihnen das Kündigungsgespräch zu erleichtern. Für Beraterin Schauenburg geben solche Dokumente zwar eine gewisse Sicherheit. „Doch Anleitungen ersetzen eben nicht, sich mit der individuellen Situation des Mitarbeiters auseinanderzusetzen.“
