GmbH gründen – Voraussetzungen, Kosten, Geschäftskonto und mehr
Eine GmbH gründen – hört sich kompliziert an? Mit einer Anleitung zu Gründungsschritten und Geschäftskonto Tipps wird der Prozess einfacher.
Wesentliche Fakten im Überblick
- Eine GmbH gründen – das ist ein strukturierter Prozess, der mehrere Wochen dauert und mindestens 25.000 Euro Stammkapital erfordert.
- Notarielle Beglaubigungen und Eintragungen ins Handelsregister sind unverzichtbar für die Gründung.
- Auch ein Geschäftskonto ist für die neue GmbH von Bedeutung; beliebte Anbieter sind zum Beispiel Finom, Tide oder auch Vivid.
Eine GmbH gründen – das scheint auf den ersten Blick herausfordernd. Mit der richtigen Struktur und einer klaren Anleitung wird allerdings auch dieser komplexe Prozess verständlich und übersichtlich. Von den ersten Schritten über die Eröffnung eines Geschäftskontos und die notwendigen Formalitäten bis hin zur erfolgreichen Eintragung – dieser Leitfaden vermittelt alle wichtigen Informationen zur Gründung einer GmbH in Deutschland.
Was ist eine GmbH und welche Vorteile hat sie?
Eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist eine der beliebtesten Unternehmensformen in Deutschland. Sie bietet den Vorteil der Haftungsbegrenzung, was bedeutet, dass das Privatvermögen der Gesellschafter im Falle finanzieller Schwierigkeiten oder rechtlicher Auseinandersetzungen geschützt ist. Diese Struktur bietet Unternehmern eine gewisse Sicherheit und kann gleichzeitig ihr Ansehen und ihre Glaubwürdigkeit verbessern.
Zudem bietet die GmbH eine flexible Unternehmensstruktur und steuerliche Vorteile, die besonders bei hohen Gewinnen attraktiv sein können.
Wer kann eine GmbH gründen?
Grundsätzlich kann jede volljährige Person, die das notwendige Stammkapital von mindestens 25.000 Euro aufbringen kann, eine GmbH gründen. Auch juristische Personen sind als Gesellschafter zugelassen.
Für einige Berufsgruppen wie Apotheker gibt es jedoch gesetzliche Beschränkungen, die eine GmbH-Gründung ausschließen.
Rechtliche Anforderungen und Genehmigungen
Für bestimmte Tätigkeitsfelder sind zusätzliche Genehmigungen erforderlich. Diese können unter anderem Bereiche wie Medizin, Rechtsberatung oder spezielle Handwerke betreffen. Solche Genehmigungen sollten idealerweise vor der Eintragung im Handelsregister eingeholt werden, um Verzögerungen zu vermeiden.
Eine GmbH gründen – Alle wichtigen Schritte
1. Firmenname festlegen
Die Wahl des Firmennamens ist der erste Schritt zur Gründung einer GmbH. Der Name muss einzigartig und darf nicht irreführend sein. Eine Verwechslung mit bereits bestehenden Unternehmen muss ausgeschlossen sein. Eine Überprüfung des Namens bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder beim Handelsregisterportal kann sicherstellen, dass der gewünschte Name verfügbar ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Es empfiehlt sich auch, zu prüfen, ob der Firmenname als Internet-Domain (zum Beispiel bei Checkdomain) verfügbar ist, um spätere Probleme zu vermeiden.
2. Gesellschaftsvertrag aufsetzen
Der Gesellschaftsvertrag bildet das Fundament der GmbH. Er legt die grundlegenden Informationen und Regeln für das Unternehmen fest. Dazu gehören die Namen und Anteile der Gesellschafter, der Geschäftszweck, die Höhe des Stammkapitals und die Regelungen zur Gewinnverteilung. Der Vertrag muss notariell beurkundet werden, um rechtsgültig zu sein.
3. Geschäftskonto eröffnen
Ein separates Geschäftskonto ist notwendig, um das Stammkapital einzuzahlen. Mindestens die Hälfte des erforderlichen Stammkapitals muss vor der Eintragung ins Handelsregister eingezahlt werden. Ein Nachweis der Einzahlung ist erforderlich, um den Eintrag im Handelsregister vorzunehmen. Dabei gibt es mehrere Anbieter für Geschäftskonten.
Hier ein Überblick über einige relevante und derzeit beliebte Anbieter:
| Anbieter | Gebühren (monatlich) | Vorteile | Testbericht |
|---|---|---|---|
| Finom | 0 bis 249 € (5 Tarife) | Deutsche IBAN, kostenfreie Debitkarten, kostenloses Rechnungstool | Finom Erfahrungen |
| Tide | 0 € (1 Tarif) | Kostenloses Konto, kostenlose Mastercard Business, DATEV-Anbindung | Tide Bank Erfahrungen |
| Vivid | 0 bis 249 € (7 Tarife) | Kostenlose VISA-Karten, Zinsen, Cashback | Vivid im Test |
Stand: April 2025
4. Notarielle Beurkundung
Der Gesellschaftsvertrag und weitere Gründungsunterlagen müssen bei einem Notar beglaubigt werden. Diese Beglaubigung ist gesetzlich vorgeschrieben und ein Muss für die Rechtmäßigkeit der Gründung. Der Notar liest den Vertrag vor und alle Gesellschafter müssen diesen in Anwesenheit des Notars unterschreiben.
5. Eintragung ins Handelsregister
Nach der notariellen Beurkundung erfolgt die Eintragung der GmbH ins Handelsregister beim zuständigen Amtsgericht. Diese Eintragung ist ein wesentlicher Schritt, der rechtliche Sicherheit schafft und den offiziellen Startpunkt der GmbH markiert. Ab diesem Zeitpunkt trägt die GmbH den Zusatz „in Gründung“ oder „i.G.“.
6. Eintragung ins Transparenzregister
Neben dem Handelsregister ist auch die Eintragung ins Transparenzregister notwendig. Hier werden Informationen über die Eigentumsverhältnisse veröffentlicht, um Transparenz zu schaffen und Geldwäsche zu verhindern.
7. Gewerbeanmeldung
Nach der Eintragung ins Handelsregister muss die GmbH beim Gewerbeamt angemeldet werden. Dies ist ein wichtiger Schritt, um rechtlich operativ tätig werden zu können. Eine Bestätigung der Gewerbeanmeldung ist ebenfalls für viele weitere behördliche Anmeldungen erforderlich.
8. Anmeldung beim Finanzamt
Das Finanzamt muss über die Gründung der GmbH informiert werden. Dazu ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Das Finanzamt vergibt daraufhin eine Steuernummer, die auf allen geschäftlichen Dokumenten anzugeben ist. Zudem wird die GmbH umsatzsteuerlich registriert und erhält eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
9. Weitere Behördengänge
Abhängig vom Geschäftsmodell sind weitere Anmeldungen erforderlich. Dazu gehören Meldungen bei der Berufsgenossenschaft, der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer (HWK). Auch eine Anmeldung bei der Bundesagentur für Arbeit kann notwendig sein, insbesondere wenn Mitarbeiter beschäftigt werden sollen.
GmbH gründen – Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Firmenname festlegen | Einzigartigen Namen wählen und IHK prüfen lassen |
| 2. Gesellschaftsvertrag aufsetzen | Grundlegende Unternehmensinformationen notariell beurkunden |
| 3. Geschäftskonto eröffnen | Konto für Einzahlung des Stammkapitals einrichten |
| 4. Notarielle Beurkundung | Vertrag und Gründungsdokumente beim Notar beglaubigen lassen |
| 5. Eintragung ins Handelsregister | GmbH beim zuständigen Amtsgericht eintragen |
| 6. Eintragung ins Transparenzregister | Information der Eigentümerverhältnisse veröffentlichen |
| 7. Gewerbeanmeldung | Eintrag beim Gewerbeamt für rechtliche Geschäftstätigkeit |
| 8. Anmeldung beim Finanzamt | Steuerliche Erfassung und Steuernummer beantragen |
| 9. Weitere Behördengänge | Anmeldung bei Berufsgenossenschaft, IHK/HWK, Bundesagentur für Arbeit |
Stand: April 2025
Das kostet es, eine GmbH zu gründen
Die Gesamtkosten der GmbH-Gründung können stark variieren, abhängig von verschiedenen Faktoren wie der Höhe der Notargebühren, den Kosten für die Eintragung ins Handelsregister und möglichen zusätzlichen Beratungskosten. Hier eine detaillierte Übersicht:
Kostenübersicht im Detail:
| Kostenpunkt | Höhe | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Mindeststammkapital | 25.000 € | einmalig |
| Notarkosten | 600 – 1.200 € | einmalig |
| Handelsregistereintragung | 150 – 200 € | einmalig |
| Gewerbeanmeldung | 20 – 60 € | einmalig |
| Geschäftskonto (Gebühren) | 0 – 249 € (monatlich) | laufend |
| Buchhaltungssoftware/Buchhaltung | 0 – 100 € (monatlich) | laufend |
| Steuerberatung | 100 – 300 € (monatlich) | laufend |
Stand: April 2025
Viele dieser Kosten sind grundlegende Ausgaben, die bei jeder GmbH-Gründung anfallen. Es gibt jedoch auch spezielle Kosten, die je nach spezifischen Anforderungen des Unternehmens hinzukommen können, wie etwa die Kosten für rechtliche Beratung oder besondere Genehmigungen.
Verträge bei der GmbH-Gründung
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Gründung einer GmbH sind die nötigen Verträge. Der Gesellschaftsvertrag ist dabei das zentrale Dokument, das die rechtlichen Rahmenbedingungen der GmbH festlegt.
- Gesellschaftsvertrag: Der Gesellschaftsvertrag enthält alle wesentlichen Informationen über die GmbH, darunter die Namen und Anteile der Gesellschafter, den Geschäftszweck, die Höhe des Stammkapitals und die Regelungen zur Gewinnverteilung. Er ist der Grundstein für die rechtliche Struktur der GmbH und muss notariell beurkundet werden.
- Bestellung der Geschäftsführer: Dieser Vertragsteil regelt, wer die operative Führung der GmbH übernimmt. Der Geschäftsführer vertritt die GmbH nach außen und ist verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sowie für die Umsetzung der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung.
- Gesellschafterliste: Diese Liste dokumentiert die persönlichen Daten der Gesellschafter und ihre jeweiligen Einlagen in die GmbH. Änderungen in der Gesellschafterstruktur müssen der Handelsregisterbehörde umgehend mitgeteilt werden.
Eine GmbH erfordert doppelte Buchführung
Jede GmbH ist verpflichtet, eine doppelte Buchführung zu führen. Dies ist wesentlich komplexer als die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die bei kleineren Unternehmen häufig ausreicht. Die doppelte Buchführung gibt einen genauen Überblick über die finanzielle Situation der GmbH und ist Grundlage für den Jahresabschluss, der eine Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie gegebenenfalls einen Anhang und den Lagebericht enthält.
- Doppelte Buchführung: Die doppelte Buchführung erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge und ordnet sie den jeweiligen Konten zu. Diese detaillierte Dokumentation ist die Basis für den Jahresabschluss.
- Jahresabschluss: Der Jahresabschluss der GmbH besteht aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Kleine und mittelgroße GmbHs können außerdem einen verkürzten Jahresabschluss einreichen, wenn sie bestimmte Schwellenwerte nicht überschreiten.
- Steuern: Die GmbH unterliegt mehreren Steuerarten, darunter die Körperschaftsteuer von 15 Prozent auf den Gewinn, den Solidaritätszuschlag sowie die Gewerbesteuer. Die Höhe der Gewerbesteuer variiert je nach Hebesatz der jeweiligen Gemeinde. Zudem ist die GmbH umsatzsteuerpflichtig und muss regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen.
Erleichtert wird diese Art der Durchführung durch eine geeignete Buchhaltungssoftware.
Sonderformen der GmbH
Eine GmbH kann in verschiedenen Sonderformen auftreten, die unterschiedliche Vorteile bieten:
- gGmbH: Die gemeinnützige GmbH (gGmbH) ist steuerlich begünstigt, muss jedoch strenge Auflagen erfüllen. Gewinne dürfen nicht an die Gesellschafter ausgeschüttet werden, sondern müssen für gemeinnützige Zwecke verwendet werden.
- GmbH & Co. KG: Diese Mischform kombiniert die Vorteile der Kapitalgesellschaft GmbH mit den Vorteilen einer Kommanditgesellschaft. Die GmbH ist der persönlich haftende Gesellschafter (Komplementär), während die Kommanditisten nur mit ihrer Einlage haften.
- UG (haftungsbeschränkt): Auch als Mini-GmbH bekannt, ermöglicht diese Form die Gründung mit nur einem Euro Stammkapital. Die Gewinne der UG müssen bis zu einer Höhe von 25.000 Euro vollständig im Unternehmen verbleiben. Ist diese Schwelle erreicht, kann die UG in eine GmbH umgewandelt werden.
Online-Gründung und digitale Erleichterungen
Seit August 2022 ist es möglich, den Gesellschaftsvertrag online im Rahmen einer Videokonferenz notariell beurkunden zu lassen.
Diese digitale Option spart den Besuch beim Notar vor Ort und beschleunigt den Gründungsprozess erheblich.
Der Vorteil der Online-Gründung ist klar: Die digitale Beurkundung erleichtert die Terminfindung und reduziert den Verwaltungsaufwand. Zudem können die Gesellschafter standortunabhängig teilnehmen, was besonders bei international aufgestellten Teams von Vorteil ist.
Mögliche Nachteile der GmbH-Gründung: Was man wissen sollte
Obwohl die Gründung einer GmbH viele überzeugende Vorteile hat, gibt es auch einige Schattenseiten, die man vorab kennen sollte.
- Notarkosten, Eintragungen ins Handelsregister und die Gewerbeanmeldung können sich zum Beispiel leicht zu einer stattlichen Summe addieren, die einem den Wind aus den Segeln nehmen könnte.
- Neben den Gründungskosten fallen auch die Kapitalanforderungen ins Gewicht: 25.000 Euro als Mindeststammkapital können für manchen Gründer alles andere als Peanuts sein. Zwar muss nur die Hälfte eingezahlt werden, aber die volle Summe muss zur Verfügung stehen.
- Auch die bürokratische Landschaft der GmbH-Gründung ist nicht gerade ein Spaziergang. Doppelte Buchführung, regelmäßige Behördengänge und das Erstellen eines Jahresabschlusses sind Aufgaben, die ordentlich Zeit und Geduld kosten.
- Die Steuerpflichten einer GmbH sind ebenfalls komplex und beinhalten Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Ohne einen kompetenten Steuerberater kommt man hier schnell ins Schlingern – und der kostet natürlich auch wieder.
- Zusätzlich schränkt die Vielzahl gesetzlicher Regelungen die Flexibilität einer GmbH ein. Das kann das agile Reagieren auf Marktveränderungen erschweren und Entscheidungsprozesse verlangsamen.
- Obendrein muss eine GmbH ihren Jahresabschluss öffentlich machen. Das bedeutet, dass Wettbewerber und Marktteilnehmer einen Einblick in die finanziellen Verhältnisse bekommen – eine Information, auf die manch ein Unternehmer lieber verzichten würde.
Hürden und Herausforderungen bei der GmbH-Gründung auf einen Blick:
| Kategorie | Herausforderung |
|---|---|
| Gründungskosten | Hohe Anfangsinvestitionen für Notar, Register und Anmeldung |
| Mindeststammkapital | Erforderliche Bereitstellung von 25.000 € |
| Bürokratischer Aufwand | Zeitintensive Verwaltung und Meldepflichten |
| Steuerliche Verpflichtungen | Komplexe Steuerpflichten, die Experten erfordern |
| Eingeschränkte Flexibilität | Gesetzliche Regelungen, die Entscheidungen verlangsamen können |
| Veröffentlichungspflichten | Jahresabschlüsse müssen offengelegt werden |
Stand: April 2025
Ich möchte eine GmbH gründen – wie sieht es mit den Steuern aus?
Wer sich für die Gründung einer GmbH entscheidet oder bereits eine betreibt, muss sich auf eine Reihe von steuerlichen Verpflichtungen einstellen. Eine der zentralen Steuerarten ist die Körperschaftsteuer, die auf den zu versteuernden Gewinn der GmbH erhoben wird. Diese beträgt pauschal 15 Prozent. Anders als bei der Einkommensteuer gibt es hier keine Freibeträge. Neben der Körperschaftsteuer kommt der Solidaritätszuschlag hinzu.
Nicht minder wichtig ist die Gewerbesteuer, die sich nach dem jeweiligen Hebesatz der Gemeinde richtet. Dieser variiert erheblich in Deutschland. Für alle Gewerbebetriebe gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro, der die zahlungspflichtige Summe mindern kann.
Auch die Umsatzsteuer, besser bekannt als Mehrwertsteuer, spielt eine entscheidende Rolle. Der reguläre Satz liegt bei 19 Prozent, während bestimmte Produkte und Dienstleistungen ermäßigt mit 7 Prozent besteuert werden. Unternehmen können die Kleinunternehmerregelung anwenden, sofern sie im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz von weniger als 25.000 Euro hatten und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro erreichen werden.
Diese Regelung entlastet vor allem kleinere GmbHs.
Wer Kapitalerträge hat, muss sich zusätzlich mit der Kapitalertragsteuer auseinandersetzen. Diese wird mit 25 Prozent auf Einkünfte wie Zinsen, Dividenden und Veräußerungsgewinne erhoben. Es besteht die Möglichkeit, Freistellungsaufträge zu nutzen, um einen Teil der Kapitalerträge steuerfrei zu halten. Der Sparer-Pauschbetrag kann hierbei ebenfalls hilfreich sein.
Sollten Mitarbeiter beschäftigt werden, fällt zudem die Lohnsteuer an. Diese variiert zwischen 14 und 45 Prozent des Bruttogehalts und wird direkt von den Gehältern der Arbeitnehmer einbehalten und abgeführt.
Besitzt das Unternehmen zudem ein eigenes Grundstück, kommt die Grundsteuer hinzu. Die Höhe dieser Steuer wird durch Multiplikation des Grundsteuermessbetrags mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde ermittelt.
Was die Steuerpflicht für eine GmbH bedeutet: Ein visueller Überblick
Eine GmbH gründen ohne deutschen Wohnsitz – ist das möglich?
Gründer aus dem Ausland haben ebenfalls die Möglichkeit, eine GmbH in Deutschland zu etablieren. Dafür muss allerdings ein Geschäftsführer mit deutschem Wohnsitz benannt werden, der als gesetzliche Vertretung fungiert. Diese Regelung stellt sicher, dass die GmbH jederzeit einen verantwortlichen Ansprechpartner in Deutschland hat.
Wie kann ich eine GmbH wieder auflösen?
Die Auflösung einer GmbH ist ein Schritt, der sorgfältig geplant werden muss.
- Zuerst fassen die Gesellschafter den Auflösungsbeschluss, die GmbH aufzulösen. Dieser Beschluss ist der Startschuss und muss in einer Gesellschafterversammlung gefällt und notariell beurkundet werden.
- Sobald der Beschluss vorliegt, beginnt die Liquidationsphase. Das bedeutet, dass die GmbH ihre laufenden Geschäfte abwickelt und alle Vermögenswerte veräußert oder verwertet werden. Gläubiger werden aus dem Erlös bedient, und alle Verbindlichkeiten müssen beglichen werden. In dieser Phase übernimmt ein Liquidator die Aufgaben der Geschäftsführung. Oftmals wird ein bereits bestehender Geschäftsführer als Liquidator eingesetzt, aber es kann auch eine andere vertrauenswürdige Person benannt werden. Während der Liquidationsphase muss die GmbH im Handelsregister als „in Liquidation“ gekennzeichnet sein. Die Öffentlichkeit soll damit informiert werden, dass das Unternehmen aufgelöst wird. Dieser Status bleibt mindestens ein Jahr bestehen, um sicherzustellen, dass alle Gläubiger ihre Ansprüche anmelden können.
- Nach Abschluss der Liquidationsphase und wenn alle Verbindlichkeiten beglichen sind, wird der verbleibende Erlös unter den Gesellschaftern verteilt. Der Liquidator erstellt abschließend einen Liquidationsschlussbericht, der ebenfalls dem Handelsregister übermittelt wird.
- Die endgültige Löschung der GmbH im Handelsregister erfolgt erst, wenn alle Schritte abgeschlossen sind und das Amtsgericht die Löschung bestätigt hat.
Mit einem klaren Plan und professioneller Unterstützung, etwa eines Notars oder Steuerberaters, lässt sich auch dieser Weg strukturiert und schrittweise meistern.
Häufig gestellte Fragen zum Thema GmbH gründen
Eine GmbH ohne Stammkapital zu gründen, ist in Deutschland nicht möglich, da das Stammkapital ein essenzieller Bestandteil dieser Unternehmensform ist. Allerdings bietet die Unternehmergesellschaft (UG), auch bekannt als Mini-GmbH, eine Alternative für Gründer, die nicht über die notwendigen finanziellen Mittel verfügen.
Die Gründung einer kann besonders sinnvoll für Unternehmer sein, die ein mittelständisches bis großes Unternehmen aufbauen möchten und ihr persönliches Haftungsrisiko minimieren wollen. Diese Rechtsform eignet sich für Geschäftsleute, die größere Investitionen planen oder Fremdkapital aufnehmen möchten. Da die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist, bietet die GmbH eine erhebliche Sicherheit und zieht daher auch Investoren an, die sich beteiligen wollen, ohne ihr Privatvermögen zu gefährden. Auch Unternehmen, die international tätig sein möchten, profitieren vom guten Ansehen der GmbH.
Geld aus einer GmbH zu entnehmen, lässt sich auf unterschiedliche Weisen realisieren, je nach der Rolle, die man im Unternehmen spielt. Der häufigste Weg besteht darin, als Geschäftsführer ein Gehalt zu beziehen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ausschüttungen in Form von Dividenden vorzunehmen. Diese Methode steht ausschließlich Gesellschaftern zur Verfügung. Zudem gibt es die Möglichkeit, Auslagen, die im Zusammenhang mit den Geschäftstätigkeiten stehen, über die GmbH abzurechnen.
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