Corona und die Folgen: Hilfreiche Programme für das Homeoffice
Homeoffice-Expertin Teresa Bauer gibt Tipps, mit welchen digitalen Helfern sie die Arbeit virtuell in den Griff bekommen.
Teresa Bauer Sie hilft Firmen dabei, die Arbeit auf Homeoffice umzustellen. Seit der Corona-Pandemie interessieren sich viel mehr Firmen dafür. © Privat
Plötzlich alles umstöpseln – so fühlen sich viele Firmen gerade in ganz Deutschland. Wer kann, arbeitet aus Vorsicht gegen die Ausbreitung des Coronavirus im Homeoffice. Doch die Mitarbeiter allein mit einem Laptop nach Hause zu entsenden, ist ein Fehler. Das meint Teresa Bauer. Sie arbeitet seit 2013 „Remote“ – also per Telearbeit und Fernzugriff. Erst als Mitarbeiterin, dann als Leiterin der Agentur merconic in Berlin. Seit 2018 berät sie selbstständig Firmen mit ihrem Unternehmen Getremote, die ihren Mitarbeitern mehr örtliche Flexibilität erlauben wollen.
Denn sie ist überzeugt: „Homeoffice ist nicht nur nur für Krisen-Zeiten sinnvoll.“ Wer seinen Mitarbeitern so viel Vertrauen entgegenbringt, dass sie ihre Arbeit egal von wo erledigen können, gewinnt Loyalität. Die Arbeitnehmer hingegen können so ihre persönlichen Ziele, wie etwa Fernbeziehungen, Familiensorge oder Reisen besser mit ihrem Berufsalltag vereinen.
Für den schnellen Umstieg hat sie für karriere.de digitale Helfer, also Programme und Tools zusammengestellt, die Zusammenarbeit auch für klassische Vor-Ort-Büro-Teams möglich machen. Hier sind die Tipps:
Videotelefonie, um auch im Homeoffice Missverständnisse zu vermeiden
Programm: Zoom- Videotelefonie mit sehr stabiler Leitung. Kostenlos.
Warum: Mit den Kollegen im Homeoffice einfach nur per Email zu kommunizieren reicht nicht aus. Was für die Absprache mit Kunden gut funktioniert, ist für das Team auf Dauer schlecht. Denn bei der rein schriftlichen Kommunikation fehlen Gestik und Mimik, sowie die Tonalität, wodurch es sehr schnell zu Missverständnissen kommt. Deswegen empfehle ich dringend Video-Telefonie im Arbeitsalltag zu etablieren. Das hilft, Fehlinterpretationen zu vermeiden und die Nähe zu Kollegen zu bewahren.
Kommunikation ohne Massenmails
Programm: Slack – Kommunikation im Team-Chat innerhalb von Arbeitsgruppen. Kostenpflichtig.
Warum: Slack eignet sich vor allem dafür, firmeninterne Mails zu ersetzen. Es vereinfacht die Kommunikation im Team. In sogenannten „Channels“ kann zu einem Thema, Projekt oder in einem Team kommuniziert werden. Es wird überflüssig viele Kollegen in CC zu setzen und damit Posteingänge zu fluten.
Aufgaben koordinieren
Programm: Trello – Tool für Projektmanagement. Tool mit visueller Darstellung von Aufgaben, Status und Zuständigkeit. Kostenlos.
Warum: Mit Trello hat man alle Aufgaben auf einen Blick: Wer gerade woran arbeitet, wie weit eine Aufgabe ist und welcher Kollege im nächsten Schritt eingebunden werden muss, ist hier visuell dargestellt und kann von allen Teammitgliedern eingesehen werden. To Do’s, Checklisten, Zuständigkeiten, Termine und Fristen sind so übersichtlich organisiert.
Texte und Tabellen gemeinsam bearbeiten
Programm: Google Drive (G-Suite) – Speichern, Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten. Kostenlos.
Warum: Durch den Cloud-Speicherplatz kann von überall auf alle Dateien und Ordner zugegriffen werden. Ein weiterer Vorteil: Kollegen können gemeinsam und gleichzeitig Dokumente bearbeiten, wodurch das lästige Abspeichern und Versenden von Präsentationen, Excel-Listen und Word-Dateien ein Ende hat. Außerdem muss ich keine Angst haben, dass Kollege XY mir in Echtzeit Inhalte „überschreibt“ und damit wichtige Infos löscht. Denn der Status der Dokumente wird alle paar Sekunden automatisch gespeichert und alle Inhalte können auf frühere Versionen zurückgesetzt werden.
Tool für eine digitale Kaffeeküche
Programm: Donut- App für erweiterte Funktion in Slack aus Punkt 2. Das Programm Verbindet Kollegen per Zufallsgenerator für einen Austausch. Kostenpflichtig.
Warum: Im Home-Office fällt das zufällige Aufeinandertreffen in der Kaffeeküche weg. Viele befürchten dadurch einen Einbruch der sozialen Interaktion und wichtiger informeller Gespräche. Das verhindert Donut. Die erweiterte Slack-Integration verbindet Kollegen per Zufallsgenerator, die sich dann zu einem kurzen virtuellen Videoplausch zum Beispiel in Zoom treffen können.
Virtuell unterschreiben
Programm: Docu Sign – Tool für elektronische Signaturen für Dokumente und Unterlagen. Kostenpflichtig.
Warum: Schnell mal ein Dokument von einem Kollegen oder dem Chef unterschreiben lassen? Das funktioniert im Home-Office nicht. Mit Docu Sign können Dokumente und Verträge elektronisch signiert und verwaltet werden. Das ist nicht nur in Zeiten von Corona interessant. Generell kann so Zeit und Papier gespart werden. Außerdem sind wichtige Dokumente sofort digitalisiert und dadurch überall mit jedem Gerät zugänglich.
Kostenlos und am wichtigsten: Proaktive Kommunikation
„Doch das beste Tool ist immer noch die proaktive Kommunikation“, sagt Bauer. Auch wenn die Online-Werkzeuge den Arbeitsalltag erleichtern, bringen sie nur etwas, wenn allen klar ist, welche Kommunikations-Kultur herrscht.
Bauer rät hier einmal inne zu halten und neue Regeln aufzustellen. Geklärt werden müssen: Wie erreichbar müssen wir sein? Wie häufig kommunizieren wir miteinander? Auf welchem Kanal ist es für alle am besten? Und dann kann das Experiment Homeoffice beginnen.
Mehr: Plötzlich Homeoffice – Wie Sie motiviert und produktiv bleiben.
