Besser kommunizieren: Warum wir im Job aneinander vorbeireden
Leistungsdruck, technische Neuerungen und Konflikte sorgen für Missverständnisse. Fünf Tipps, damit Teams einen gemeinsamen Nenner finden.
Gute Zuammenarbeit I Schlechte Kommunikation sorgt für Mehrarbeit und schlechte Stimmung.
Wie wichtig klare Kommunikation ist, merken wir am besten, wenn sie schief läuft. Wie etwa am 9. November 1989 als Günter Schabowski, Mitglied im Politbüro der DDR-Staatspartei, während einer Pressekonferenz aus Mangel an Vorbereitung die neue Reiseregelung vorliest und damit die Grenze zwischen Ost- und Westdeutschland öffnet.
Nun haben Fehler oder Missverständnisse selten eine derart historische Tragweite. Doch klare Kommunikation ist gerade auf Distanz elementar für den Erfolg. „Schlechte interne Kommunikation kann zu großer Verunsicherung und nicht zuletzt zu Mehrarbeit führen“, sagt Sean Hoban, Mitgründer und CEO von Kimble Applications, das Unternehmen dabei hilft, Abläufe zu verbessern. Täglich sieht er, welche wirtschaftlichen Folgen schlechte Kommunikation hat.
Während im Moment Mitarbeiter voll damit beschäftigt sind, agil zu werden und sich an neue Tools, Techniken und Arbeitsabläufe zu gewöhnen, müssen Führungspersönlichkeiten ihr Unternehmen an einen sich wandelnden Markt anpassen.
Damit das funktioniert, braucht es ein Team. Und da kommt es auf jeden Einzelnen an und die Frage, wie sich die Teammitglieder untereinander verstehen.
Die Herausforderung sei zum einen, Aufgaben gerecht zu verteilen. Dabei müssen persönliche Stärken, Schwächen und Vorlieben berücksichtigt werden, so Hoban. Doch hier geht es schon los. Um zu wissen, wer was kann, brauche es ehrliche Kommunikation von Seiten der Mitarbeiter und des Managements.
Zum anderen müssen Probleme angesprochen werden. Dafür müsse das Vertrauensverhältnis stimmen. Wer zudem frische Ideen, etwa für neue Produkte braucht, muss in der Lage sein, dem Team Denkbarrieren aufzuzeigen. Sie müssen wiederum die Offenheit haben, diese zu überwinden. „In diesem Situationen spielen Emotionen eine zentrale Rolle“, sagt Hoban.
In welchen Momenten Kommunikation besonders wichtig ist
Wie also anfangen? Erstmal eine Struktur schaffen, so der Unternehmensberater. Seiner Erfahrung nach eignen sich dafür Teammeetings besonders gut. Hier wird strukturell geplant und die Aufgaben werden verteilt. Dabei sollte das Team darauf achten, dass Rücksprache in Kleingruppen, persönlichen Gesprächen oder im Mail- oder Chatverkehr möglich sind.
Auch Retrospektiven schaffen wichtige Erkenntnisse, um zukünftiges Arbeiten zu optimieren: Die Teammitglieder bewerten zusammen die bisherige Arbeit und schauen, was sie in Zukunft anders oder besser machen.
Problematisch wird es oft, wenn es um einzelne Mitarbeiter geht. Unzufriedenheiten, Fehler, Kollegenschelte – nur durch ehrliches Nachfragen und eine selbstreflektierte Darstellung eigener Gefühle könnten solche Themen im Gespräch aufgearbeitet und korrigiert werden, sagt Hoban. Wie schwierig das auch ist, so wichtig sei es auch. Denn kaum etwas schade dem Unternehmen mehr als Misstrauen, Lästereien und Verschlossenheit innerhalb des Teams, so Hoban.
Hier helfen Vieraugengespräche. Denn für die meisten Menschen ist die Aufnahme von Kritik herausfordernd. Die besten Waffen gegen Misstrauen und Ärger seien Offenheit und Verständnis.
Wie in solchen Gesprächen – ob in Kleinstgruppen oder mit dem großen Team – die besten Ergebnisse erzielt werden können, hat Sean Hoban in fünf Ratschlägen zusammengefasst.
5 Tipps, wie gute Kommunikation erreicht werden kann
1. Offenheit
Mitarbeiter und Führungspersonen gleichermaßen sollten gegenüber sich selbst offen sein. Es gilt, stets zu reflektieren, welche momentanen Gefühle vorherrschen und warum sie entstehen. Offenheit impliziert auch, sich bewusst zu werden, wie häufig man Situationen und Personen subjektiv bewertet.
Sich von diffusen Emotionen leiten zu lassen, ist grundfalsch. Es ist deutlich einfacher, sich in Kollegen hineinzuversetzen, wenn man ehrlich auch eigene Schwächen erkennt und darüber sprechen kann. Auch als Führungsperson.
2. Eindeutigkeit
Kommunikation kann an unklaren Aussagen scheitern. Es ist äußerst wichtig, Dinge deutlich zu kommunizieren und Interpretationsmöglichkeiten zu minimieren. Unmittelbar damit verknüpft ist eine respektvolle Atmosphäre, in der Unklarheiten mitgeteilt werden können.
3. Respekt
Ein respektvoller Umgang ist Grundvoraussetzung für jede Zusammenarbeit. Kommunikation sollte stets auf Augenhöhe stattfinden und jede Person wertgeschätzt werden. Gerade Führungspersonen neigen immer noch dazu, durch einen aggressiven Führungsstil ihre Position untermauern zu wollen – aus Angst vor Autoritätsverlust. Eine freundliche Koordinierung und Anleitung von Angestellten gehört zu den wichtigsten Aufgaben von Führungspersonen. Auch Mitarbeiter können mit respektvollem Verhalten untereinander für ein besseres Arbeitsklima sorgen.
4. Zuhören
Kommunikation funktioniert nur in zwei Richtungen. Zuhören ist ebenso elementar, wie sich mitzuteilen. In einem Gespräch ist das Zuhören mehr als nur „Nichtreden“. Dem Gesprächspartner sollte durch Interesse und konstruktives Nachfragen signalisiert werden, dass jeder Beitrag wichtig ist. Es ist hochgradig demotivierend und ungerecht, Kollegen wiederholt zu unterbrechen.
5. Fehlerkultur
Eine der schwersten Aufgaben in der Kommunikation ist es, Fehler einzugestehen. Es fordert Mut und Stärke, sich vor Kollegen zu entblößen und die Verantwortung für einen Irrtum zu übernehmen. Doch dieser Schritt kann dem ganzen Team helfen, sich zu verbessern und wiederum effizienter zu arbeiten. Fehler einzugestehen ist ein Zeichen von Stärke.
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